Ben jij klantgericht en een teamplayer om samen het administratieve hart te vormen van een beleidsafdeling en de managers daarvan te ondersteunen?
Denk jij altijd een stap vooruit en houd je ervan om alles soepel te organiseren? Vind je het leuk om samen met een team van betrokken collega’s het administratieve en organisatorische hart te vormen van een beleidsafdeling? En ondersteun je managers graag met jouw proactieve en klantgerichte aanpak? Herken jij jezelf in woorden als betrokken, verantwoordelijk, flexibel en efficiënt? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Als medewerker secretariaat ondersteun je de domeinmanagers en het team met allerlei praktische en administratieve taken. Hierbij werk je proactief en zorg je dat alles soepel verloopt.
Dit ga je doen:
- Agendabeheer: Je plant afspraken slim en efficiënt, denkt vooruit en houdt de agenda’s overzichtelijk.
- Organiseren van bijeenkomsten: Je regelt vergaderingen, gesprekken en borrels, inclusief het reserveren van ruimtes en het maken van digitale links.
- Administratie: Je maakt notulen, plant personeelsgesprekken, verwerkt ziekmeldingen en regelt bestellingen.
- Nieuwe medewerkers ondersteunen: Je zorgt ervoor dat nieuwe collega’s een warme start hebben, met toegangspassen, toegang tot onze systemen en een welkomstpakket.
- Regelen van praktische zaken: Je denkt mee en organiseert bijvoorbeeld bloemen voor zieke collega’s en cadeautjes voor bijzondere gelegenheden.
- Aanspreekpunt zijn: Je bent het visitekaartje van de afdeling en helpt bezoekers en collega’s vriendelijk op weg.
Met jouw proactieve houding zorg je dat de domeinmanagers en het team zich kunnen focussen op hun werk, terwijl jij de rest in goede banen leidt.
We zoeken een energieke en initiatiefrijke collega die graag samenwerkt en mensen verbindt. Je communiceert op een prettige en efficiënte manier met collega’s en het management, en bent je bewust van ambtelijke, politieke en bestuurlijke verhoudingen. Je gaat zorgvuldig om met gevoelige onderwerpen en bent organisatorisch sterk.
In deze rol is het belangrijk dat je snel kunt schakelen tussen verschillende onderwerpen, prioriteiten kunt stellen en kalm blijft in een dynamische omgeving. Complex agendabeheer is voor jou bekend terrein, en je pakt je taken proactief en zelfstandig op.
Daarnaast beschik je over:
- mbo-4 werk- en denkniveau;
- 3 tot 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie, zoals medewerker secretariaat, managementassistent of secretaresse;
- ruime ervaring met Microsoft Office en digitaal werken, zoals SharePoint.
Sta jij stevig in je schoenen en wil je graag het verschil maken in een ondersteunende rol? Dan pas jij perfect in ons team!
- een 32 tot 36-urige werkweek met een salaris van minimaal €2.754,- en maximaal € 3.908,- bruto per maand (schaal 7), op basis van een volledige (36-urige) werkweek;
- een arbeidsovereenkomst voor één jaar, die we (bij goed functioneren) graag omzetten in een vast dienstverband (tenzij je bij al de gemeente Den Haag in vaste dienst bent aangesteld of in verband met de ketenbepaling);
- een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof of salaris;
- ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
- diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
- de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past;
- opname in het ABP-pensioenfonds met een gunstige pensioenregeling, waarbij wij 70% van je pensioen betalen en een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering;
- werken op het stadhuis, midden in de binnenstad en op loopafstand van station Den Haag Centraal;
- en nog veel meer. Bekijk onze overige arbeidsvoorwaarden.
De dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn (OCW) is een veelzijdige en dynamische dienst, stevig verankerd in alle onderdelen van de Haagse samenleving. De dienst OCW is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van beleid en de uitvoering op het gebied van onderwijs, sport, cultuur, jeugd, maatschappelijke ondersteuning en publieke gezondheid. De uitvoeringsorganisaties GGD Haaglanden en Veilig Thuis Haaglanden, die werken voor de negen gemeenten in Haaglanden, zijn ook een onderdeel van OCW.
Werken bij de beleidsafdeling Stad en Bestuur van de dienst OCW betekent samen met ruim 200 collega’s bijdragen aan vraagstukken die ertoe doen. Onze thema’s variëren van onderwijs en jeugd tot sport, cultuur, welzijn en zorg. Wij werken aan nieuwe beleidsinitiatieven, passen bestaand beleid aan en zoeken de juiste instrumenten om onze beleidsdoelen te realiseren.
Je komt terecht in een hecht en gezellig team van vier secretaresses, waar samenwerking centraal staat. We vervangen elkaar tijdens vakanties en ondersteunen elkaar waar nodig, zodat het werk altijd door kan gaan. Het is een energiek team met ervaren collega’s waarin iedereen zijn eigen verantwoordelijkheden heeft.
Je bent primair gekoppeld aan de domeinmanagers, maar springt bij wanneer het druk is of collega’s afwezig zijn. Er is altijd veel te regelen, waardoor geen dag hetzelfde is. Samen zorgen we ervoor dat alles soepel verloopt, en we doen dat met een goede sfeer en een gezonde dosis humor!
Heb je vragen of wil je meer weten over de functie? Neem dan gerust contact op met Yvonne Kleihorst, op telefoonnummer 06-50009483.
De gemeente Den Haag wil een werkgever zijn waar het prettig werken is. Waar het veilig is en waar ruimte is om vrijmoedig te spreken. Waar er ruimte is voor verschillende mensen, meningen en perspectieven. Den Haag, onze mooie stad achter de duinen, heeft medewerkers nodig die zich willen inzetten voor het welzijn en de leefbaarheid van al onze burgers. Wees welkom om te solliciteren als jij je daarvoor wilt inzetten. Zo zijn we Samen Haags.
Vragen over de procedure? Neem contact op met:
- Solliciteer nu op jouw nieuwe baan! Als we onze nieuwe collega hebben geworven, sluit de vacature.
- Wacht niet met solliciteren tot de sluitingsdatum. Gedurende de publicatie plannen wij al gesprekken in.
- Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure.
Wij werken zonder tussenkomst of hulp van werving- en selectiebureaus. Indien wij daar toch gebruik van maken, werken wij met vaste leveranciers