Ervaren managementassistent? Houd jij overzicht, plan je strak én ben je nieuwsgierig naar AI? Bouw mee met GGD Haaglanden!
Ben jij een ervaren managementassistent die moeiteloos schakelt tussen taken, die overzicht houdt in de drukte én raak jij niet in de stress van binnenkomende mails, vragende collega’s stel je prioriteiten en zorg je dat het werk af komt? Is plannen en organiseren jouw sterkste kant? Ben je vooral een sociale collega met een open-minded uitstraling die ook nieuwsgierig is naar hoe AI jouw werk slimmer kan maken? Dan is dit jouw kans om mee te bouwen aan de toekomst van ondersteuning van de directie en management bij de GGD Haaglanden.
Als managementassistent ben jij de verbindende schakel tussen collega’s, managers en de directie. Je werkt in een dynamische omgeving waarin geen dag hetzelfde is. Je ondersteunt bij uiteenlopende processen, van personeelszaken tot agendabeheer, en van administratieve taken tot het organiseren van bijeenkomsten. Daarbij denk je samen met je teamgenoten actief mee over hoe technologie ons werk slimmer, leuker en efficiënter kan maken.
Jouw takenpakket is breed en afwisselend:
- je ondersteunt managers bij de werving en selectie en je regelt na aanname de toegang tot systemen, ontvangt nieuwe collega’s, en zorgt voor een soepele onboarding
- je archiveert documenten digitaal, ondersteunt bij werving en selectie, en beheert SharePoint Sites als eigenaar
- je bestelt kantoorartikelen, maakt inkooporders aan en ondersteunt bij PR-activiteiten.
- je plant afspraken, organiseert vergaderingen (ook via MS Teams), stelt agenda’s op en maakt actie- en besluitenlijsten.
Daarnaast is er ruimte om je te verdiepen in specifieke thema’s binnen het team. Samen met je collega’s werk je aan de inhoudelijke specialisatie en innovatie van de dienstverlening.
Je bent een zelfstandige professional die goed kan schakelen in een omgeving vol ad hoc vraagstukken. Je stelt prioriteiten, houdt van organiseren, blijft kalm onder druk en bent een echte teamspeler. Je bent sociaal, open-minded en communicatief sterk – van werkvloer tot directie.
Verder beschik je over:
- minimaal een afgeronde mbo-opleiding (niveau 4);
- minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare functie of bijvoorbeeld op het vlak van personeelsadministratie;
- uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
- ervaring met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, MS Teams);
- je hebt kennis van digitaal werken met SharePoint);
- beschikbaarheid op woensdag en vrijdag.
- een 32 tot 36-urige werkweek met een salaris van minimaal €2.754,- en maximaal €3.908,- bruto per maand (schaal 7), op basis van een volledige (36-urige) werkweek;
- een arbeidsovereenkomst van 12 maanden met uitzicht op een vast contract.
- opname in het ABP-pensioenfonds met een gunstige pensioenregeling, waarbij wij 70% van je pensioen betalen en een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering;
- een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof of salaris;
- opname in het ABP-pensioenfonds met een gunstige pensioenregeling, waarbij wij 70% van je pensioen betalen en een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering;
- ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
- diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
- de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past;
- en nog veel meer. Bekijk onze overige arbeidsvoorwaarden.
GGD Haaglanden werkt dagelijks aan een gezonde en veilige regio voor iedereen. Binnen onze organisatie ondersteunt een team van managementassistenten het volledige managementteam (MT), dat bestaat uit de directeur publieke gezondheid, algemeen manager publieke gezondheid, productgroep manager ambulancedienst en de managers van diverse afdelingen zoals:
- Epidemiologie & Beleidsadvies.
- Gezondheidsbevordering.
- Algemene infectieziektebestrijding & Reizigersvaccinatie.
- Tuberculose.
- Centrum Seksuele Gezondheid & Forensische Geneeskunde.
- Leefomgeving.
- Toezicht.
- Meldkamer Ambulance.
- Coördinatie & Projecten.
Je werkt onder aansturing van de afdelingsmanager Coördinatie & Projecten. Binnen het team is er een duidelijke taakverdeling, maar ook ruimte voor flexibiliteit, herverdeling en inhoudelijke verdieping.
Voor meer informatie over deze functie of de sollicitatieprocedure kan je contact opnemen met Marianne van 't Wout, office manager, op telefoonnummer 06-50007235.
De gemeente Den Haag wil een werkgever zijn waar het prettig werken is. Waar het veilig is en waar ruimte is om vrijmoedig te spreken. Waar er ruimte is voor verschillende mensen, meningen en perspectieven. Den Haag, onze mooie stad achter de duinen, heeft medewerkers nodig die zich willen inzetten voor het welzijn en de leefbaarheid van al onze burgers. Wees welkom om te solliciteren als jij je daarvoor wilt inzetten. Zo zijn we Samen Haags.
Vragen over de procedure? Neem contact op met:
- Wacht niet met solliciteren tot de sluitingsdatum. Gedurende de publicatie plannen wij al gesprekken in.
- Het opvragen van referenties en een assessment kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure.
- Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure.
Wij werken zonder tussenkomst of hulp van werving- en selectiebureaus. Indien wij daar toch gebruik van maken, werken wij met vaste leveranciers.