Ben jij op zoek naar een uitdagende functie op het directiesecretariaat waarin je je vaardigheden als managementassistent verder kunt ontwikkelen?
De dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn (OCW) wil een bijdrage leveren aan een gezonde, aantrekkelijke en verbonden stad Den Haag. Waar iedereen in de stad meetelt en inwoners trots zijn op hun woonplaats. Voor ons directiesecretariaat zijn we op zoek naar een junior managementassistent.
Het directiesecretariaat bestaat uit een office manager en 3 managementassistenten, die gezamenlijk de zes directieleden van OCW ondersteunen met agendabeheer, mailverkeer, het (telefonisch) te woord staan van medewerkers en relaties, de ontvangst van gasten en logistieke ondersteuning. We werken met plezier en intensief samen in een hecht team met directieleden, inhoudelijk adviseurs en managementassistentes.
Als junior managementassistent ondersteun je één directielid binnen een loyaal en professioneel team van drie managementassistenten en een officemanager. Je bent het eerste aanspreekpunt en zorgt ervoor dat het complexe agendabeheer altijd klopt. Dit begint met het zorgvuldig beoordelen en prioriteren van de vele verzoeken die binnenkomen.
Je zorgt ervoor dat de directeur alle benodigde informatie tijdig ontvangt en dat de juiste mensen aan tafel zitten voor vergaderingen en bijeenkomsten. Daarnaast scan je de mailbox van de directeur op vergaderverzoeken en inkomende stukken voor vergaderingen en onderhoud je nauw contact met de directeur en je collega’s.
Hoewel je een sterke faciliterende instelling hebt, ben je ook in staat om verwachtingen te managen en waar nodig bij te stellen.
Binnen ons team is ruimte voor een junior managementassistent die graag onderdeel wil zijn van een loyaal team. Je bent een organisatorisch talent met het vermogen om helder en overtuigend te communiceren op verschillende niveaus. Je kunt snel schakelen en bent een echte teamplayer, die bij afwezigheid van collega’s graag een stapje harder loopt. Omgaan met vertrouwelijke informatie en werken in een omgeving met politieke en bestuurlijke verhoudingen spreekt je aan en complex agendabeheer vind je een leuke uitdaging.
Ook beschik je over:
- mbo 4 werk- en denkniveau;
- werkervaring in een soortgelijke functie is een pre;
- digitale vaardigheden. Je bent bekend met Microsoft office en digitaal werken.
Een veelzijdige functie waarin je een belangrijke rol speelt in “de dienst draaiende houden” en inhoudelijk de ruimte krijgt om mee te denken. Je gaat werken in een enthousiast, loyaal en hardwerkend team.
Verder kun je rekenen op:
- een 36-urige werkweek met een salaris van minimaal € 2.754,- en maximaal € 3.908,- bruto per maand (schaal 7), op basis van een volledige (36-urige) werkweek;
- een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden met demogelijkheid tot verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
- een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof of salaris;
- ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
- opname in het ABP-pensioenfonds met een gunstige pensioenregeling, waarbij wij 70% van je pensioen betalen en een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering;
- diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
- de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. laptop en telefoon). Gezien de aard van de werkzaamheden en aanwezigheid van de Directeuren op kantoor, geven wij de voorkeur aan maximaal 1 dag thuis werken in overleg met collega’s;
- en nog veel meer. Bekijk onze overige arbeidsvoorwaarden.
De dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn (OCW) wil een bijdrage leveren aan een gezonde, aantrekkelijke en verbonden stad Den Haag. Waar iedereen in de stad meetelt en inwoners trots zijn op hun woonplaats. De dienst is veelzijdig en dynamisch, stevig verankerd in alle onderdelen van de Haagse samenleving. OCW is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van beleid en het realiseren van activiteiten op het gebied van onderwijs, sport, cultuur, jeugd, welzijn en gezondheidszorg. De uitvoeringsorganisaties GGD Haaglanden en Veilig Thuis Haaglanden, die werken voor de negen gemeenten in Haaglanden, zijn ook een onderdeel van OCW.
Voor meer informatie over de functie en de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Sylvia van Houten, office manager, via 06-31020037 of sylvia.vanhouten@denhaag.nl.
De gemeente Den Haag wil een werkgever zijn waar het prettig werken is. Waar het veilig is en waar ruimte is om vrijmoedig te spreken. Waar er ruimte is voor verschillende mensen, meningen en perspectieven. Den Haag, onze mooie stad achter de duinen, heeft medewerkers nodig die zich willen inzetten voor het welzijn en de leefbaarheid van al onze burgers. Wees welkom om te solliciteren als jij je daarvoor wilt inzetten. Zo zijn we Samen Haags.
Vragen over de procedure? Neem contact op met:
- Solliciteer nu op jouw nieuwe baan! In verband met de zomerperiode informeren wij jou na de sluitingsdatum over het vervolg van jouw sollicitatie.
- Hoewel een motivatiebrief niet verplicht is, wordt deze sterk aangemoedigd. Een gerichte motivatiebrief kan ons helpen om beter te begrijpen hoe jouw ervaring en vaardigheden aansluiten bij de functie en onze organisatie.
- Het opvragen van referenties en een assessment kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure.
- Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure.
Wij werken zonder tussenkomst of hulp van werving- en selectiebureaus. Indien wij daar toch gebruik van maken, werken wij met vaste leveranciers.