Wat ga je doen?

Als managementassistent is geen dag hetzelfde in deze veelzijdige functie met een grote mate van zelfstandigheid! 

Jij stroomlijnt de agenda’s van de productgroepmanager, hoofden en teammanagers van de afdeling Leerling- en Onderwijszaken. Jij beoordeelt en prioriteert de afspraakverzoeken, en plant ze in. Je regelt en organiseert vergaderingen/ bijeenkomsten, inclusief het reserveren van faciliteiten én zorgt voor verslaglegging.

Verder zorg jij voor een goede (telefonisch, e-mail en post) bereikbaarheid en vangt de eerstelijns telefoon op voor verschillende teams binnen Leerling- en Onderwijszaken. Vragen die jij niet kan beantwoorden zet jij door naar het team met een terugbelnotitie. Jij ondersteunt de teams met verschillende administratieve werkzaamheden. Denk hierbij aan o.a. het verwerken van aanvragen voor de subsidie peuteropvang, het registreren van ziek- en herstelmeldingen, het bestellen van kantoorartikelen en het verzamelen van informatie voor en het versturen van de afdelingsnieuwsbrief. 

Omdat jij het kloppend hart van de afdeling bent, zorg jij ook voor een goede onboarding van nieuwe collega’s. Jij vraagt bijvoorbeeld voor nieuwe medewerkers de toegang tot verschillende systemen aan, zorgt dat er een bloemetje klaar staat, stuurt ze een welkom mail en stelt nieuwe medewerker voor aan de afdeling. Collega’s komen regelmatig het secretariaat binnen lopen met de meest uiteenlopende vragen, gelukkig weet jij weet altijd een oplossing uit je hoge hoed te toveren!

Wat vragen wij?

Als managementassistent ben je zelfstandig en kun je omgaan met vertrouwelijke informatie en stressvolle situaties. Je blijft kalm in een dynamische omgeving met veel ad hoc vraagstukken waarbij er vaak een beroep op je probleemoplossend en organisatorisch vermogen wordt gedaan. 

Collega’s kunnen op je rekenen. Dit zie je terug in flexibiliteit in je werkzaamheden en werktijden. Je pakt taken op en je bent bereikbaar wanneer je nodig bent. Natuurlijk heb je ervaring met complex agendabeheer. Je bent proactief en staat stevig in je schoenen. Ook beschik je over:

• een afgerond mbo (niveau 4) diploma in een secretariële richting;
• minimaal drie jaar werkervaring in een soortgelijke functie; 
• ervaring met diverse Microsoft-applicaties (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Visio. Ervaring met i-Babs is een Pre) en digitaal werken (bijvoorbeeld Sharepoint).

Competenties

Drukbestendigheid, klantgerichtheid, assertiviteit, initiatief, plannen en organiseren, resultaatgerichtheid, samenwerken, zelfstandigheid.

Wat bieden wij?

Een veelzijdige functie waarin je een belangrijke rol speelt in “de dienst draaiende houden” en waarbij je zeker ruimte krijgt voor eigen initiatief. Je gaat werken in een enthousiast, betrokken team. Je kunt daarnaast rekenen op:

• een salaris van minimaal €2545,- en maximaal €3612,- bruto per maand (salarisschaal 7) op basis van een volledige (36-urige) werkweek;
• een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden met eventueel een proeftijd. Bij goed functioneren is er mogelijkheid tot verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
• minimaal een 32-urige werkweek en maximaal een 36-urige werkweek, met ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden; 
• een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% bovenop je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof of salaris; 
• de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past; 
• opname in het ABP-pensioenfonds met een gunstige pensioenregeling waarbij wij 70% van je pensioen betalen en een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering;  
• deelname aan verschillende medewerkersnetwerken zoals JongDenHaag, een netwerk voor jonge en zich jong voelende medewerkers die de organisatie, stad en elkaar beter willen leren kennen. Iedere maand zijn er verschillende activiteiten; 
• veel aandacht voor cultuur, wat begint bij het stadhuis waar in het centrale deel culturele, educatieve, maatschappelijke, commerciële en sportieve evenementen en tentoonstellingen plaatsvinden; 
• 187,2 uur regulier verlof bij een volledig dienstverband van 36 uur; 
• diverse andere vormen van verlof zoals compensatieverlof, ouderschapsverlof en zorgverlof;
• en nog veel meer. Bekijk onze overige arbeidsvoorwaarden. 

Wie zijn wij?

De productgroep Leerling- en Onderwijszaken (L&OZ) is onderdeel van de dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn en bestaat uit ruim 100 medewerkers. Het is een uitvoerende afdeling die werkt aan kansengelijkheid voor kinderen en jongeren van 0 tot 27 jaar. Dit doen we door te bevorderen dat kinderen deelnemen aan kwalitatief goede kinderopvang, voorschoolse educatie en onderwijs. Het MT bestaat: productgroepmanager L&OZ, hoofd Staf, hoofd Onderwijsvoorzieningen, 2 afdelingsmanagers Leerlingzaken en een teammanager Voortijdig Schoolverlaten.

Meer weten

Voor meer informatie over de functie en de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Ilona den Dulk, hoofd Onderwijsvoorzieningen, op telefoonnummer 06-50093466.

Extra informatie

• wij zijn op zoek naar meerdere nieuwe collega's;
• wacht niet solliciteren tot de sluitingsdatum. Gedurende de publicatie plannen wij al gesprekken in. Wanneer wij een geschikte kandidaat hebben geworven, zal de publicatie eerder gestopt worden;
• het opvragen van referenties kan deel uitmaken van de procedure; 
• het aanleveren van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) maakt deel uit van de procedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld. 

Competenties

Bijlagen