Yolanda Muns

Senior Informatiebeheer Team Dienstpost

“Je hebt te maken met de post van zeven diensten en deze moet je allemaal beoordelen.”  

Klachten die ik beoordeel, lopen uiteen. Denk aan AV070 taxi’s die te laat komen, huisvuil dat niet op tijd wordt opgehaald of een klacht over een collega. Eerst lezen we de klacht goed door zodat we begrijpen wat de klacht precies inhoudt en vervolgens beoordelen wij naar welke dienst het gestuurd moet worden. 

Niet meer achter een scherm zitten

Ik werk als Senior in de bedrijfsvoering bij de afdeling Informatiebeheer. Voordat ik hier begon, werkte ik op financieel en HR-gebied. Ik wilde niet meer de hele dag achter een scherm zitten en gegevens invoeren. Ik zocht naar meer variatie in het werk, meer beweging en afwisseling. Toen ik een vacature zag bij Informatiebeheer, heb ik gesolliciteerd. Dit deed ik omdat de servicegerichtheid van de vacature en het contact met collega’s mij aanspraken. Helaas was er al iemand anders aangenomen. Het gesprek was echter heel positief en de persoon met wie ik het gesprek had, stelde voor om mij te detacheren waardoor ik uiteindelijk bij bestuurlijke post terechtkwam.

Gestroomlijnde samenwerking

Eén van mijn taken binnen de afdeling omvat onder andere het verdelen van het werk onder het personeel. Het doel van onze afdeling is ervoor zorgen dat er een gestroomlijnde samenwerking is onderling. Een eerlijke verdeling in het werk hoort hierbij. Door steekproeven te houden en door in te checken bij collega’s, kunnen we helpen waar nodig. Ook controleer ik digitaal of er problemen zijn, vooral in KOFAX. Dit is een programma waar alle gescande documenten binnenkomen en door worden gezet in andere programma’s bij de betreffende dienst of in een applicatie waar nog geïndexeerd of gemuteerd moet worden. Vervolgens wordt dit weer doorgezet naar de juiste dienst. 

Beoordelen van klachten

Ik bekijk ook de e-mails om te zien of er spoedeisende zaken zijn en ik check de klachtenregistratie GZAC (Generiek Zaakafhandelcomponent). Klachten kunnen worden ingediend door burgers of collega’s van andere diensten en lopen uiteen qua onderwerp. Denk aan AV070 taxi’s die te laat komen, huisvuil dat niet op tijd wordt opgehaald of een klacht over een collega. Eerst lezen we de klacht goed door zodat we begrijpen wat de klacht precies inhoudt en vervolgens beoordelen wij naar welke dienst het gestuurd moet worden.  

Weten wat elke dienst doet 

Verder zijn mijn voornaamste taken het inwerken van mijn collega’s en ervoor zorgen dat iedereen de nodige begeleiding krijgt. Als Senior werk ik bij de dienstpost. Daar is alles veel uitgebreider. Je moet namelijk weten wat je met een binnengekomen document doet. Stuur je die extern door? Scan je die in KOFAX? Of mail je het naar de persoon? Oftewel, je hebt te maken met de post van zeven diensten en deze moet je allemaal beoordelen. Bovendien kunnen het ook klachten zijn van burgers. Dit betekent dat je de basisprincipes moet kennen om alles goed te kunnen coördineren. Met andere woorden, je moet weten wat elke dienst doet. Dit leer je zelf door op Werknet de dienst op te zoeken, maar collega’s overleggen vaak ook met elkaar. Zo komen mijn collega’s van verschillende diensten, wat heel handig is! Zo kan je van elkaar leren. 

Ik ga niet meer weg 

Het meest uitdagende binnen mijn functie is ervoor zorgen dat alles goed verloopt, het werk op het einde van de dag af is en dat iedereen lekker werkt. Het leukste vind ik de samenwerking onder elkaar en de diversiteit binnen het team. Zo bestaat het team uit verschillende nationaliteiten en zijn er collega’s met een beperking. De samenwerking is top, we respecteren elkaar en iedereen brengt kwaliteit met zich mee. Oftewel, de band met mijn collega’s is goed! Zo ga ik ook met een paar collega’s privé om. Tot slot werk ik al 24 jaar voor de gemeente. Ik vind Den Haag een prettige werkgever en zou er niet meer weggaan.