Erik Pruisken

Functioneel Beheer is meer dan mensen denken. Zo zijn we niet alléén de helpdesk. Het continu verbeteren van IRIS, het in is eigenlijk een van de belangrijkste taken. Denk hierbij aan verbeteringen naar aanleiding van gebruikerswensen en ons voortschrijdend inzicht. 

Verbeteren van applicaties

Als Functioneel Beheerder, beheer ik de applicatie IRIS. Dit wordt gebruikt voor de verwerking van de ongestructureerde post van de gemeente Den Haag. Ik had eigenlijk nog nooit van Functioneel Beheer gehoord. Maar toen ik het op het internet zag staan en keek wat het inhield, dacht ik: “nou, dit is weer eens iets anders!” Je brengt onder andere structuur aan, ruimt op én verbetert de applicatie naar aanleiding van de gebruikerswensen. Je bent eigenlijk de intermediair tussen de gebruikers en de leverancier van de applicatie. Omdat ik zelf niet zo van rommel hou, kon ik deze kwaliteiten goed combineren met de kennis die ik al had opgedaan. Zo heb ik kennis van automatisering en documentaire informatiemanagement. Dit laatste heb ik opgedaan gedurende mijn loopbaan bij de gemeente. Binnen het Functioneel Beheer kreeg ik de mogelijkheid om deze beide kanten te combineren. 

Geen typische werkdag 

Binnen het Functioneel Beheer is er qua werkzaamheden eigenlijk geen typische dag. De enige periode dat het wel een typische dag is, is als je bijvoorbeeld nieuwe functionaliteiten gaat testen binnen IRIS. Hier zijn bepaalde methodes voor. Wij gebruiken de tool JIRA, een populaire tool voor projectmanagement en softwareontwikkeling. Vervolgens gaan we de JIRA-punten af om te controleren of alles werkt. Wat wel een vast ritueel is, is hoe ik mijn werkdag begin. Zo werk ik in principe altijd op kantoor en open ik als eerste mijn mail. Vervolgens leg ik altijd de prioriteit op het functioneel beheer van IRIS. Zo kan het zijn dat iemand een vraag heeft die je zo snel mogelijk wilt beantwoorden.  

Verschillende persoonlijkheden 

Ook overleg ik regelmatig met mijn collega’s, bijvoorbeeld als er een moeilijke vraag is. De band met mijn collega’s is goed! Wij zijn een groep met veel verschillende soorten persoonlijkheden die elkaar goed aanvullen. Soms zijn er ook dagen waarbij je zelf moet kijken naar wat je gaat doen. Denk hierbij aan de koppeling tussen IRIS en DMS/PLATE. DMS/PLATE gebruiken we voor de opslag van documenten van IRIS. Dit gaat normaal gesproken automatisch, maar kan nog wel eens misgaan. Als het misgaat dan wordt er een rapportage opgesteld en onderzoeken wij wat er naar voren komt.  

Niet alléén de helpdesk  

Functioneel Beheer is meer dan mensen denken. Zo zijn we niet alléén de helpdesk. Het continu verbeteren van IRIS is eigenlijk een van de belangrijkste taken. Denk hierbij aan verbeteringen naar aanleiding van gebruikerswensen en ons voortschrijdend inzicht. De medewerkers kunnen ons gelukkig steeds beter vinden bij het gebruik van IRIS. We hebben een hulppagina en geven Webinars over deze applicatie. Dit vind ik ook het meest uitdagende binnen mijn functie alleen moet ik dan goed opletten dat ik niet te veel in detail ga.