Ben je op zoek naar een veelzijdige functie in een dynamische omgeving. Een functie waarin je meedenkt met het management en met jouw pro-activiteit een belangrijke spilfunctie hebt binnen het Ingenieursbureau Den Haag (IbDH)? Lees snel verder over deze leuke en uitdagende functie en reageer!

Wat ga je doen?

Je ondersteunt het hoofd van IbDH en/of de managers van één van de vier clusters. Daarmee ben je hét aanspreekpunt voor iedereen die contact met hen wil. Je beheert hun complexe agenda en mailbox. Je plant afspraken en overleggen in waarbij je zaken goed kunt prioriteren. Je zorgt proactief en op tijd voor de vergaderstukken en houdt zoveel mogelijk rekening met de wensen en mogelijkheden van alle betrokkenen. Met een goede agendaplanning draag jij bij aan een effectieve tijdsbesteding van het management. En daarvoor krijg jij dan weer veel waardering!

Ook organiseer je zaken omtrent bijvoorbeeld trainingen, jubilea en afscheid van medewerkers en zorg je voor een goede start van nieuwe medewerkers. Zo verstuur je uitnodigingen en zorg je voor het regelen van de juiste ruimtes en vergaderzalen met alles wat daarbij hoort.

Naast bovengenoemde werkzaamheden krijg je er nog extra taken bij. Wat dat is, is afhankelijk van de behoefte op dat moment. Het kan gaan over de ondersteuning van de offertedesk tot het organiseren van bijeenkomsten en van wagenparkbeheer tot het bijhouden van de voorraad kantooraartikelen en adminstratieve werkzaamheden.

Samen met een klein team vorm je de Servicedesk en je vervangt je teamleden wanneer nodig. Jouw directe leidinggevende is het teamhoofd Proceseenheid Integraal Bureau Ondersteunen (PIBO).

Wat vragen wij?

De hectiek van de activiteiten van deze functie vraagt om een vriendelijke en tegelijkertijd stevige persoonlijkheid met een groot probleemoplossend vermogen en een flexibele instelling. Jij ziet waar het werk ligt en je schakelt snel tussen prioriteiten. Ondertussen weet je verwachtingen te managen.

Omdat verslaglegging tot jouw takenpakket behoort, is het een pré om ervaring met notuleren te hebben en daarnaast interesse in de onderwerpen van het IbDH. Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal is een must om deze functie goed te kunnen uitvoeren.

Verder neem je mee:

• mbo+ werk- en denkniveau en aanvullende opleidingen en ervaring op het gebied van administratief-ondersteunende en secretariële taken (zoals notuleren);
• 2-5 jaar ervaring in een dergelijke ondersteunende functie;
• ruime kennis en ervaring met het Microsoft Office-pakket op gebruikersniveau.

Wat bieden wij?

Een hele leuke plek binnen een uniek onderdeel van de gemeente Den Haag! In de praktijk weet je zelden van tevoren hoe je werkdag eruit gaat zien. Met jouw frisse kijk op zaken

en jouw positieve instelling geef jij ons team een boost. Bij ons kun jezelf steeds blijven ontwikkelen, zowel vakinhoudelijk als persoonlijk, daar krijg je alle ruimte voor.

Ook kun je rekenen op:

• een 36-urige werkweek met een salaris van maximaal € 3.301,- per maand (schaal 6 of 7, afhankelijk van kennis en ervaring) op basis van een volledige (36-urige) werkweek;
• een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden met de mogelijkheid tot verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
• ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
• de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past;
• opname in het ABP-pensioenfonds met een gunstige pensioenregeling waarbij wij 70% van je pensioen betalen en een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering;
• 187 uur regulier verlof bij een volledig dienstverband van 36 uur;
• diverse andere vormen van verlof zoals compensatieverlof, ouderschapsverlof en zorgverlof.
• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% bovenop je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof of;
• en nog veel meer. Bekijk onze overige arbeidsvoorwaarden.

Wie zijn wij?

Bij het Ingenieursbureau Den Haag (IbDH), onderdeel van Dienst Stadsbeheer, werken we boven én onder de grond aan straten, wegen, pleinen, parken, bruggen, tunnels en riolering. Wij zijn hét ingenieursbureau voor de openbare ruimte van Den Haag. Deskundig en betrouwbaar en bovenal een plek waar 250 medewerkers met plezier en trots werken aan de openbare ruimte en infrastructuur van een bijzondere stad.

​

Het ingenieursbureau is ingedeeld in 4 clusters: Projectmanagement, Ontwerp, Voorbereiden en Uitvoeren. Daarnaast is er nog de afdeling Proceseenheid Integraal Bureau ondersteunen (PIBO). PIBO is verantwoordelijk voor de interne processen en bedrijfsvoering van het IbDH. De focus ligt op inzet van mensen en middelen, technische randvoorwaarden als ICT, administratie maar ook op planning, informatie, mobiliteit en huisvesting voor IbDH. De medewerkers van de Servicedesk ondersteunen het managementteam, leidinggevenden en medewerkers.

Meer weten

Voor meer informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Marja Rook, hoofd Bedrijfsondersteuning IbDH, op telefoonnummer (06) 1929 7980.

Voor informatie over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Marike ten Have, telefoonnummer (06) 50 03 04 60.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Extra informatie

• Wacht niet met solliciteren tot de sluitingsdatum. Gedurende de publicatie plannen wij al gesprekken in.
• Het opvragen van referenties en een assessment kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure.

Competenties

Bijlagen