In een hectische werkomgeving ontzorg jij de afdelingsmanager, beheer je zijn agenda en zorg je voor een soepel lopende afdeling Mobiliteit.
Midden in de ontwikkelingen van Den Haag ben jij als managementondersteuner de energieke rechterhand van de afdelingsmanager. In een levendige werkomgeving weet je rust te bewaren en kun je goed omgaan met het plannen en organiseren van complexe agenda’s. Initiatief nemen en dagelijks schakelen met diverse collega’s en partners geven je energie. Deze veelzijdige rol biedt volop ruimte voor jouw talenten, een mooie kans voor jou!
In een wereld van volle agenda's, overvolle e-mailboxen en continue verandering, ben jij als managementondersteuner de rots in de branding. Jij ontzorgt de afdelingsmanager, zodat hij zijn taken efficiënt kan uitvoeren. Je hebt binnen het secretariaat een coördinerende rol ten opzichte van de overige management ondersteuners. Als aanspreekpunt voor secretariële vragen en ondersteuning weet men jou altijd te vinden, en bij afwezigheid van andere managementondersteuners spring je flexibel bij. Zo zorgen we er samen voor dat de managementondersteuning binnen de afdeling Mobiliteit soepel verloopt.
Je taken omvatten onder andere:
- beheren van complexe agenda’s en afhandelen van e-mails voor het managementteam, inclusief het maken van afspraken met diverse interne en externe stakeholders;
- flexibel inspelen op dagelijkse veranderingen en proactief knelpunten oplossen;
- voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten, waarbij alles tot in de puntjes geregeld is, van locatie tot lunch;
- ondersteunen bij administratieve taken zoals vakantieplanning, ziekmeldingen en de on- en offboarding van medewerkers;
- fungeren als aanspreekpunt voor secretariële vragen en bijspringen bij afwezigheid van andere managementondersteuners.
In deze functie is het belangrijk dat je een echte aanpakker bent en goed kunt omgaan met een hectische werkomgeving. Jij neemt verantwoordelijkheid voor je werk, stelt prioriteiten en schakelt snel. Je ondersteunt de afdelingsmanager binnen de afdeling Mobiliteit en draagt bij aan de coördinatie van het secretariaat, zodat alles soepel verloopt.
Daarnaast beschik je over:
- een afgeronde mbo-opleiding, bijvoorbeeld in de richting van administratief medewerker;
- minimaal drie jaar ervaring met het ondersteunen van een managementteam, bij voorkeur binnen een gemeente of soortgelijke overheidsinstantie;
- ruime ervaring in complex agendabeheer voor meerdere managers en afdelingshoofden;
- uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
- een flexibele en probleemoplossende houding.
Een uitdagende functie op een fijne, informele afdeling waar aandacht is voor werkplezier én resultaten. Je komt terecht in een team waarin samenwerking centraal staat en waar jouw bijdrage echt gewaardeerd wordt. Met ruimte voor eigen initiatief en volop mogelijkheden om je verder te ontwikkelen, kun je bouwen aan zowel je professionele als persoonlijke groei.
Ook kun je rekenen op:
- 36-urige werkweek met een salaris van minimaal €2.700,- en maximaal €3.831,- bruto per maand (schaal 7), op basis van een volledige (36-urige) werkweek;
- voor deze functie kunnen we een arbeidsmarkttoelage van maximaal 15% op het salaris toekennen. Hierdoor kan het bruto salaris oplopen tot maximaal €4.405;
- een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof of salaris;
- ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
- diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
- de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past;
- en nog veel meer. Bekijk onze overige arbeidsvoorwaarden.
Den Haag, de dichtstbevolkte stad van Nederland en snelst groeiende stad binnen de Metropoolregio Rotterdam Den Haag, biedt volop uitdagingen. De komende jaren ondergaat Den Haag een mobiliteitstransitie met als doel de stad bereikbaar, aantrekkelijk, veilig en leefbaar te houden. De afdeling Mobiliteit draagt bij aan de duurzame groei en ontwikkeling van Den Haag en de Metropoolregio Rotterdam-Den Haag. Door de inzet van de medewerkers komen inwoners, werkenden en bezoekers snel en veilig op hun plaats van bestemming. We dragen ertoe bij dat de stad en regio ruimtelijk-economische kan doorgroeien, dat sociale inclusie wordt versterkt en dat reizigers zich op een klimaat neutrale en verkeersveilige manier kunnen verplaatsen. We doen dit door continu de mogelijkheden voor wandelen, fietsen, OV of auto te verbeteren. Het MT van de afdeling wordt gevormd door vijf managers, waarvan de afdelingsmanager eindverantwoordelijkheid draagt.
Voor meer informatie over deze functie en de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Marije Mackay, manager team Ondersteuning, op telefoonnummer 06-21888995.
De gemeente Den Haag wil een werkgever zijn waar het prettig werken is. Waar het veilig is en waar ruimte is om vrijmoedig te spreken. Waar er ruimte is voor verschillende mensen, meningen en perspectieven. Den Haag, onze mooie stad achter de duinen, heeft medewerkers nodig die zich willen inzetten voor het welzijn en de leefbaarheid van al onze burgers. Wees welkom om te solliciteren als jij je daarvoor wilt inzetten. Zo zijn we Samen Haags.
Vragen? Neem contact op met de recruiter
- Hoewel een motivatiebrief niet verplicht is, wordt deze sterk aangemoedigd. Een motivatiebrief kan ons helpen om beter te begrijpen hoe jouw ervaring en vaardigheden aansluiten bij de functie en onze organisatie.
- Wacht niet met solliciteren tot de sluitingsdatum. Gedurende de publicatie plannen wij al gesprekken in. [DM1]
- Het opvragen van referenties en een assessment kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure.
- Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure.
Wij werken zonder tussenkomst of hulp van werving- en selectiebureaus. Indien wij daar toch gebruik van maken, werken wij met vaste leveranciers.