Word de proactieve rechterhand van het hoofd Kabinet en Protocol in een dynamische rol
We zoeken een managementondersteuners die voor drie dagen in de week voor het hoofd van de afdeling Kabinet en Protocol aan de slag gaat.
Als managementassistent krijg je de kans om je organisatorische talenten in te zetten in een functie vol afwisseling en verantwoordelijkheid.
De focus van de werkzaamheden ligt vooral op het agendabeheer voor de manager die je ondersteunt, en de contacten die je legt om (groeps-)afspraken te kunnen maken. De voornaamste taken bestaan uit het plannen, maken, aanpassen en verzetten van afspraken met collega’s en externen. Je hebt een proactieve rol bij het organiseren en soms ook voorbereiden van overleggen, bewaken van afspraken en afhandelen van correspondentie en actiepunten.
Daarnaast houd je de mailbox van het hoofd Kabinet en Protocol bij: je leest mee, signaleert prioriteiten, handelt eenvoudige vragen zelfstandig af en zorgt dat andere berichten tijdig bij de juiste personen terechtkomen.
Het is een brede en afwisselende functie binnen een organisatie waar veel gebeurt. Door jouw pro activiteit en professionaliteit weet jij de manager optimaal te ontzorgen en zo het verschil te maken.
Als managementondersteuner voor het hoofd Kabinet en Protocol werk je zelfstandig. Daarom is het belangrijk dat je al meer ervaring meebrengt en goed zelfstandig kunt werken.
De afdeling Kabinet en protocol bestaat uit 8 enthousiaste professionals en adviseert het college van burgemeester en wethouders over deelname aan evenementen. Ook organiseert zij zelf evenementen waarvoor personen, organisaties en bedrijven die deel uitmaken van het relatienetwerk van het college worden uitgenodigd. Daarnaast houdt de afdeling zich bezig met Koninklijke en gemeentelijke onderscheidingen en de jubilea van inwoners.
Spreken deze werkzaamheden je aan? Dan nodigen we je uit om te solliciteren op deze veelzijdige functie!
Als managementassistent ben jij een betrouwbare professional, integer en verantwoordelijk. Vertrouwelijke informatie is bij jou in veilige handen. Je bent nieuwsgierig en proactief; wacht niet af, maar neemt zelf de leiding en verantwoordelijkheid. Je weet de hoofdzaken van de bijzaken te scheiden, bent een verbinder en steekt graag de handen uit de mouwen.
Daarnaast breng je mee:
- mbo 4 werk- en denkniveau;
- ervaring in secretariële functies;
- ervaring met Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), MS Teams en I-Babs;
- uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
- bereidheid om alle 3 de werkdagen fysiek op kantoor te werken. Bij deze functie geldt dat je
- beschikbaar bent op maandag, dinsdag en donderdag;
- kennis van de gemeentelijke organisatie is een pre.
Denk je niet volledig te voldoen aan alle eisen, maar ben je overtuigd dat jij dé kandidaat bent? Laat dat zien in een vlammende motivatiebrief en overtuig ons!
Je komt te werken in een hecht team van collega’s die sámen gaan voor kwaliteit en elkaar ondersteunen. Wij bieden je een werkplek waar betrokkenheid en samenwerking voorop staan.
Ook kun je rekenen op:
- afhankelijk van jouw kennis en werkervaring een salaris van minimaal €3.206,- en maximaal €4.499,- bruto per maand (schaal 8) op basis van een volledige (36-urige) werkweek;
- een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden met de mogelijkheid tot verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
- een 24-urige werkweek;
- de mogelijkheid om tweede Paasdag en/of tweede Pinksterdag ruilen voor een andere religieuze, culturele of nationale feest- of herdenkingsdag;
- diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
- een uitgebreid arbeidsvoorwaardenpakket met opname in het ABP-pensioenfonds, een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering en een individueel Keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% bovenop je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof, salaris of aflossing studieschuld;
- werken in het Stadhuis, midden in de binnenstad en op loopafstand van Station Den Haag Centraal;
- en nog veel meer. Bekijk onze overige arbeidsvoorwaarden.
Bij Bestuurs- en Managementondersteuning van de Bestuursdienst (BMO) ondersteunen we het college, de gemeentesecretaris en het management op gebied van huisvesting, procesondersteuning en bedrijfsvoering. Stap binnen in een team van zo’n tien toegewijde professionals—een groep proactieve en energieke collega’s die geen afwachtende houding aannemen, maar juist kansen zien en actie ondernemen. Wij zorgen ervoor dat onze directeuren zich volledig kunnen focussen op hun kerntaken, terwijl wij achter de schermen alles soepel laten verlopen.
Als managementondersteuner ga je dus vanuit BMO aan de slag voor het hoofd Kabinet en Protocol.
Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Ashley Boskma, teamleider MO/directiesecretaris DCO, op telefoonnummer 06-29656820 (bereikbaar van maandag t/m donderdag). Mailen kan ook: ashley.boskma@denhaag.nl.
Ook kan je contact opnemen met Eline Tops-Visser, hoofd Kabinet en protocol, op telefoonnummer 06-57593280 of via de mail: eline.tops@denhaag.nl.
De gemeente Den Haag wil een inclusieve werkgever zijn waar een veilige werkomgeving en diversiteit gewaardeerd worden. Den Haag, onze mooie stad achter de duinen, zoekt medewerkers die zich willen inzetten voor het welzijn en de leefbaarheid van al onze burgers. Wil jij je hiervoor inzetten? Solliciteer dan en werk met ons aan een Den Haag voor iedereen. Samen Haags!
Vragen over de procedure? Neem contact op met:
- Het opvragen van referenties kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.
- Voor externe sollicitanten is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.
- Wacht niet met sollliciteren. Gedurende de publicatie plannen wij al gesprekken in. Vacature kent geen sluitingsdatum. Zodra we onze nieuwe collega gevonden hebben, sluit de vacature.
Wij werken zonder tussenkomst of hulp van werving- en selectiebureaus. Indien wij daar toch gebruik van maken, werken wij met vaste leveranciers.