Binnen de portefeuille Projecten realiseren wij, in samenwerking met directbetrokkenen, complexe, hoogwaardige en duurzame fysiek-ruimtelijke projecten. In jouw rol als afdelingssecretaris is je belangrijkste taak het ondersteunen van de programmadirecteur van het gebied Binckhorst in Den Haag. Jij bent de rechterhand. Je adviseert op procesmatig vlak, met aandacht voor risico-, plannings-, kwaliteits-, financiële- en informatiemanagement, en je bent verantwoordelijk voor de coördinatie van rapportages en bestuurlijke stukken.

Wat ga je doen?

Je pakt de dagelijkse werkzaamheden m.b.t. diverse projecten, producten en/of processen in het fysiek-ruimtelijk domein zelfstandig op. Waar nodig zoek je de samenwerking op. Je hebt sensitiviteit op besluitvormings- en bedrijfsvoeringsprocessen. Je draagt verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van voortgangscontroles en zorgt voor sluitende voortgangsrapportages. Je bewaakt actielijsten en zorgt ervoor dat de acties opvolging krijgen.

Je bent een echt organisatietalent die binnen de programma-organisatie als spin in het web de verbindende en ondersteunende schakel vormt. Je bent het aanspreekpunt voor de gemeentelijke samenwerkingspartners, je fungeert als vraagbaak voor collega’s en organiseert interne en externe netwerkbijeenkomsten. Er komen veel en verschillende organisatorische en inhoudelijke taken op je af die je zelfstandig oppakt.

Hierbij kan je denken aan:

• procesmatige advisering van bestuurlijke stukken;
• het secretariaat van het gebiedsteam en/of het operationeel directieoverleg;
• uitzetten, opstellen, adviseren en bewaken van termijngebonden stukken zoals moties, schriftelijke vragen en raadsadressen in je programma-organisatie;
• helder hebben in welk college van vertegenwoordigers de verschillende stukken geagendeerd moeten worden;
• je bent op de hoogte van verschillende formats die gebruikt worden voor rapportages en bestuurlijk stukken en je bent in staat om je collega’s hierin te adviseren en er een aanzet voor te maken;
• je bewaakt kwaliteit en zorgvuldigheid van het doorlopen proces;
• je hebt overzicht en je bewaakt de voortgang van de bestuurlijke stukken en rapportages in jouw gebied en werkt mee aan de verdere professionalisering ervan binnen de portefeuille Projecten.

Samen met de andere secretarissen van de portefeuille Projecten streef je uniformiteit na en je bent ambassadeur voor optimalisatieprocessen én koploper voor veranderingen in producten en dienstverlening.

Wat vragen wij?

Wij zoeken een enthousiaste collega die op een proactieve en daadkrachtige manier zich weet te bewegen en staande te houden in een politiek-bestuurlijke omgeving. Je bent een echte initiatiefnemer die in staat is om de afdeling te faciliteren en te helpen doorontwikkelen. Je bent scherp in je waarneming, punctueel en goed in het coördineren van werkzaamheden. Je bent klantgericht en sterk in samenwerken en krijgt daar ook energie van.

Ook vragen wij:

• hbo-/wo-werk- en -denkniveau, dit blijkt uit een afgeronde opleiding;
• meerdere jaren relevante werkervaring;
• met jouw uitstekende schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden ben je in staat om zakelijke en bondige adviezen in het Nederlands te schrijven;
• je hebt affiniteit met financiën op project-, afdelings- en/of portefeuilleniveau.

Beschik je daarnaast óók over een sterk analytisch vermogen en ben je in staat om interne en externe complexe vraagstukken te doorgronden? Reageer dan vandaag nog op deze gave functie als afdelingssecretaris!

Wat bieden wij?

Een baan waarbij je werkt aan uitdagende vraagstukken in een unieke omgeving. Je krijgt de ruimte om mee te denken hoe dingen anders kunnen en er zijn ruime mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen. Je komt te werken in een team van enthousiaste medewerkers, waar een open en informele cultuur heerst, mensen graag samenwerken en van elkaar leren.

Ook kun je rekenen op:

• een 32- tot 36-urige werkweek met een salaris van minimaal €4.020,- en maximaal €5.725,- bruto per maand (schaal 11) op basis van een volledige (36-urige) werkweek;
• een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden met de mogelijkheid tot verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
• ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof of salaris;
• de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past;
• en nog veel meer. Bekijk onze overige arbeidsvoorwaarden.

Wie zijn wij?

Bij de portefeuille Projecten, onderdeel van de Dienst Stedelijke Ontwikkeling, leveren ca 140 medewerkers samen het project- en procesmanagement voor de meer dan 300 projecten die als doel hebben om van Den Haag een mooie en duurzame stad te maken. Denk aan het nieuwe stationsgebied met alle infrastructurele vragen van dien, de vernieuwing van het havengebied, herontwikkeling van de Binckhorst, aantrekkelijke woningbouw of hoogwaardige bedrijfsterreinen. De portefeuille opereert in een dynamische omgeving met tal van stakeholders en soms uiteenlopende belangen, waar ontwikkelingen elkaar snel opvolgen en de bestuurlijke context een belangrijke rol speelt.

Meer weten

Voor meer informatie over deze functie of de sollicitatieprocedure kan je contact opnemen Martijn Kniestedt, Manager Beheersing Projecten, op telefoonnummer 06-31101096.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Extra informatie

• Wacht niet met solliciteren tot de sluitingsdatum. Gedurende de publicatie plannen wij al gesprekken in.
• Het opvragen van referenties en een assessment kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure.

Competenties

Bijlagen