In de rol van managementassistent bij Veilig Thuis Haaglanden, ben je de verbindende factor die onze directie en managers ondersteunt en de organisatie soepel laat draaien. Je werkt samen met een toegewijd team van collega's en hebt een breed scala aan verantwoordelijkheden, van complex agendabeheer tot het verwelkomen van bezoekers. Met jouw vaardigheden draag je bij aan de professionele uitstraling van onze organisatie en zorg je ervoor dat alle operationele aspecten vlot verlopen.

Wat ga je doen?

Als managementassistent bij Veilig Thuis Haaglanden speel je een cruciale rol in de ondersteuning van onze directie. Samen met twee gedreven collega’s ondersteunen jullie zes regiomanagers en de productgroepmanager. De secretariële werkzaamheden variëren per portefeuille van de manager, en het is jullie streven dat zij zich volledig kunnen focussen op hun taken. Door jullie proactieve aanpak en uitstekende digitale en organisatorische vaardigheden, vormen jullie als team een steunpilaar voor onze directie!

Jij fungeert als de schakel tussen de manager(s) en andere afdelingen en zorgt voor een vlotte informatiestroom. Je bent goed in complex agendabeheer en stroomlijnt makkelijk de agenda’s van de managers: je beoordeelt, prioriteert en plant de afspraakverzoeken in. Door jouw uitgebreide kennis over Microsoft Outlook en Teams, zorg je voor efficiënte e-mailbeheersing. Jij kent alle handige instellingen van Microsoft en op deze manier bespaar jij tijd. Zo kan je snel door met het regelen en organiseren van bijvoorbeeld: vergaderingen, selectiegesprekken, een borrel of lunch, het reserveren van overlegruimtes, het aanmaken van de digitale links en/of het maken en verwerken van inkooporders, bestellingen, betalingen en jaarorders. 

Daarnaast heb je sterke communicatieve vaardigheden. Het dirigeren van inkomende en uitgaande correspondentie gaat je makkelijk af, waarbij je aandacht hebt voor details en zorgt voor de juiste ‘tone of voice’. Ook heb je veel invloed op het bevorderen van onze professionele uitstraling. Je verwelkomt bezoekers en externe contacten met een glimlach en zorgt voor een gastvrije ontvangst. Bij de introductie van nieuwe medewerkers zorg jij voor een goed begin en de daar bijhorende faciliteiten, zoals: een laptop, een telefoon, de autorisatie op het netwerk, een welkomstmail en het regelen van een bloemetje. 

Wat vragen wij?

Je werkt zelfstandig, zorgvuldig en bent organisatiesensitief. Vanzelfsprekend ben je een sterk in plannen en organiseren. Daarnaast vind je het belangrijk om zaken uit te zoeken en ervoor te zorgen dat alles vlekkeloos verloopt. Je bent stressbestendig en kunt goed onder tijdsdruk werken. Je weet daarbij verwachtingen te managen en zaken te prioriteren. Hierin ben jij je bewust van ambtelijke, politieke en bestuurlijke verhoudingen. Je gaat integer om met personele en bestuurlijk gevoelige onderwerpen.

Verder beschik je over:

• mbo-niveau 4 werk- en denkniveau;
• minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare functie;
• ruime ervaring met Microsoft Office en digitaal werken (bijvoorbeeld Outlook, Teams en SharePoint).

Wat bieden wij?

Een veelzijdige functie waarin je een belangrijke rol speelt in ‘de dienst draaiende houden’, en waarbij je zeker ruimte krijgt voor eigen initiatief. Je gaat werken in een enthousiast, betrokken team van 3 collega’s. Bij Veilig Thuis Haaglanden werk je in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is, en je draagt direct bij aan het verschil dat we maken in de samenleving. Samen streven we naar een veiligere toekomst.

Ook kun je rekenen op:

• een 28-urige werkweek met een salaris van minimaal €2.545,- en maximaal €3.612,- bruto per maand (salarisschaal 7) op basis van een volledige (36-urige) werkweek;
• een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden. Bij goed functioneren is er mogelijkheid tot verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
• ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
• een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% bovenop je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof of salaris;
• opname in het ABP-pensioenfonds met een gunstige pensioenregeling, waarbij wij 70% van je pensioen betalen en een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering;
• de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past;
• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• en nog veel meer. Bekijk onze overige arbeidsvoorwaarden.

Wie zijn wij?

De veiligheidsregio Haaglanden omvat de gemeenten Delft, Den Haag, Leidschendam-Voorburg, Midden-Delfland, Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk, Wassenaar, Westland en Zoetermeer.

Met ingang van 1 januari 2018 is de uitvoeringsorganisatie Veilig Thuis Haaglanden als aparte productgroep onderdeel van de dienst Onderwijs Cultuur en Welzijn (OCW) van de gemeente Den Haag. Onder bestuurlijke aansturing van de GR GGD en VT Haaglanden, vormt de uitvoeringsorganisatie Veilig Thuis Haaglanden het advies- en meldpunt voor huiselijk geweld en kindermishandeling, voor zowel professionals als alle betrokken burgers (van 0 tot 100+) binnen de regio Haaglanden. Uitgangspunt daarbij is dat opgroeien en leven vanuit een veilig thuis ruimte geeft aan burgers om volwaardig te kunnen deelnemen aan de samenleving en keuzes te kunnen maken die bij hen passen.

Meer weten

Voor meer informatie over de functie en de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Jolanda Samuels Guérin, managementassistent Veilig Thuis Haaglanden, bereikbaar op telefoon 06 29 63 40 22.   

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Extra informatie

• De motivatiebrief kan geschreven worden aan Manon Heefer, productgroepmanager Veilig Thuis Haaglanden.
• De sollicitatieprocedure kan uit meerdere rondes bestaan, fhankelijk van of wij elkaar goed genoeg hebben leren kennen. 
• Je bent op de dinsdag en donderdag inzetbaar.
• Het opvragen van referenties kan deel uitmaken van de procedure.
• Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) behoort tot de procedure.

Competenties

Bijlagen