Ben jij op zoek naar een uitdagende functie bij één van de organisatieonderdelen binnen de gemeente Den Haag? Als visitekaartje van deze afdeling ben jij representatief, klantgericht en een belangrijke steun en toeverlaat voor het management. In deze functie zul je diverse verantwoordelijkheden hebben en samenwerken met leuke en benaderbare collega’s. De gemeente Den Haag zoekt professionele Managementassistenten! 

Wat ga je doen?

Als een echte 'allrounder' werk je samen met andere Managementassistenten. Jullie zijn de belangrijkste steunpilaren van het management en werken vanuit een gezamenlijke centrale mailbox, waarbij dagelijkse taken en acties worden verdeeld. Als het gaat om agendabeheer, ben je verantwoordelijk voor een effectieve tijdsbesteding en timemanagement. Hierbij houd je rekening met de prioriteit van lopende zaken en de wensen van het management.

Als het visitekaartje van de afdeling zorg je voor een uitstekende (telefonische) bereikbaarheid en servicegerichte afhandeling van zaken. Je verzorgt de interne communicatie en bent de schakel tussen het management en medewerkers en andere in- en externe relaties. Je informeert hen over de stand van zaken met betrekking tot bepaalde onderwerpen en brengt lopende zaken onder de aandacht.

Je ontvangt bezoekers, plant vergaderingen en bereidt deze voor, waarbij je onder andere de agenda samenstelt, de faciliteiten regelt, notulen maakt en de actie- en besluitenlijst opmaakt. Daarnaast maak je inkooporders aan en verwerk je facturen. Je bent een teamplayer en hebt een goed gevoel voor ambtelijke, politieke en bestuurlijke verhoudingen. Je weet hier op een diplomatieke wijze mee om te gaan.

We zoeken collega’s met zowel veel als weinig ervaring. Kortom: overweeg jij voor de mooiste stad aan zee van Nederland te komen werken?

Wat vragen wij?

Wij zijn op zoek naar ervaren en professionele Managementassistenten met een frisse en ambitieuze mindset! Als Managementassistent ben je proactief en pak je het werk op voordat jouw directeur er zelf naar heeft kunnen kijken. Bijvoorbeeld die e-mail van de wethouder die niet kan blijven liggen omdat jouw directeur de hele dag in overleg zit. Je hebt een goed gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen en kunt vertrouwelijke informatie goed beheren. Je bent gewend om met uiteenlopende partijen te communiceren en kunt snel schakelen en verwachtingen goed managen.

Je bent een representatieve dienstverlener in hart en nieren. De hectiek van de activiteiten in deze functie vraagt om een vriendelijke, assertieve persoonlijkheid met een groot ad-hoc probleemoplossend en organisatorisch vermogen en een flexibele instelling. Je leert graag en helpt ook anderen bij hun dilemma's.

Daarnaast vragen wij:

• minimaal mbo- werk- en -denkniveau;
• aantoonbare secretariële werkervaring;
• uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden;
• goede kennis van Microsoft-applicaties, zoals Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams en Sharepoint.

Wat bieden wij?

Een afwisselende functie in een sociale en vriendelijke werkomgeving bij een organisatieonderdeel van de gemeente die unieke uitdagingen biedt. Hier kun je jouw expertise volledig benutten en verder ontwikkelen door middel van onze opleidingsmogelijkheden.

Ook kun je rekenen op:

• een 32 tot 36-urige werkweek met een salaris van minimaal €2.295,- (schaal 6) en maximaal €3.612,- per maand (schaal 7) op basis van een volledige (36-urige) werkweek;
• een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden met de mogelijkheid tot verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
• ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% bovenop je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof of salaris;
• opname in het ABP-pensioenfonds en een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering;
• en nog veel meer. Bekijk onze overige arbeidsvoorwaarden.

Wie zijn wij?

Den Haag is een unieke stad: veelvormig, internationaal en als enige grote stad gelegen aan zee. Daar zijn we trots op. Tegelijk hebben we de verantwoordelijkheid voor het leven en welzijn van 500.000 inwoners. Voor de leefbaarheid van een stad waar mensen met 180 verschillende nationaliteiten wonen, werken en verblijven. Dat vraagt om een open blik, initiatief en de wil om echt het verschil te maken. Werken in en voor Den Haag is mooi werk. Voor iedereen.

Meer weten

Voor meer informatie over deze functie of de sollicitatieprocedure kan je contact opnemen met Alban Zymberi, Corporate Recruiter op telefoonnummer 06 50 01 26 74.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Extra informatie

• Het opvragen van referenties en een assessment kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure.
• Den Haag, onze mooie stad achter de duinen vol uitdagingen en waar geen dag hetzelfde is. Om deze stad goed te begrijpen en de leefbaarheid van iedereen in de stad te kunnen waarborgen, is het belangrijk dat we over verschillende perspectieven, expertises en talenten beschikken. We werken dan ook aan een organisatie waarin iedereen, ongeacht je persoonlijke achtergrond of situatie, welkom is en waar we verschillende talenten waarderen en ontwikkelen. Alleen zo kunnen we samen werken aan een nog betere stad.

Competenties

Bijlagen