De afdeling Transactieverwerking is een organisatieonderdeel waarin de uitvoering van de processen crediteuren, debiteuren, betalingsverkeer en contract- en orderadministratie voor de Gemeente Den Haag plaatsvindt.   

Je start in het projectteam e-facturatie en na de projectfase maak je deel uit van het team Crediteuren. Dit projectteam is opgezet om het ontvangen en verwerken van e-facturen binnen de Gemeente Den Haag te bewerkstelligen. Momenteel zijn er twee leveranciers aangesloten op e-facturatie en dit aantal willen we graag verder uitbreiden. Daarom zijn wij op zoek naar een aansluitspecialist e-facturatie. ​​​​​

Wat ga je doen?

Als aansluitspecialist ben jij verantwoordelijk voor het informeren, begeleiden en aansluiten van nieuwe leveranciers op e-facturatie. Je gaat in gesprek met de leveranciers om hen te informeren over e-facturatie en te begeleiden met de aansluiting. In eventuele vervolggesprekken met de leverancier bepaal je aan welke standaarden de e-facturen moeten voldoen en vraag je testfacturen op. Hierna volgt de testfase, één van de belangrijkste fases binnen het aansluittraject, om te bepalen of de e-facturen goed bij ons binnenkomen en verwerkt kunnen worden. Dit doe je in de applicaties APRO en Oracle. Als deze testen goed zijn doorlopen en ons interne proces hierop is ingericht, kan de leverancier aangesloten worden op e-facturatie. Het moment van livegang stem je af met de leverancier en interne organisatie.

Verder houd jij je bezig met het optimaliseren van het e-facturatieproces, waarbij je als keyuser van de applicatie APRO fungeert. Hieronder hebben we een aantal werkzaamheden ook nog even voor je opgesomd:

• Informeren, begeleiden en aansluiten van nieuwe leveranciers en het onderhouden van de nazorg;
• APRO-keyuser: optimaliseren van verschillende functies in APRO, zoals het optimaliseren van specifieke leveranciers, zoekregels, etc.;
• opvragen van testfacturen bij de leverancier en deze vervolgens functioneel testen;
• onderzoeken of de inkoopadministratie en aanbestedingsleidraad juist zijn ingericht en afgestemd op e-facturatie en waar nodig aandragen van verbeteringen;
• opstellen van een handhavings- en retourbeleid m.b.t. inkoopfacturen die niet aan de regels voldoen;
• informeren van het projectteam over relevante ontwikkelingen m.b.t. de aansluiting;
• identificeren van knelpunten en aandragen van verbeteringen om zo het proces verder te optimaliseren;
• zorgdragen dat jouw kennis wordt vastgelegd en ingebed binnen Crediteuren;
• rapporteren aan de projectleider e-facturatie en teammanager Crediteuren.

Wat vragen wij?

Je bent klantvriendelijk, nauwkeurig en je kunt werkzaamheden snel eigen maken. Je bent communicatief sterk en weet precies hoe je de leverancier moet informeren en begeleiden. Daarnaast heb je kennis van financiële processen en heb je affiniteit met ICT. In het projectteam zal je veel samenwerken, dus goed kunnen samenwerken is van essentieel belang.

Ook neem je mee: 

• hbo werk- en denkniveau​; 
• ervaring met het bestellen-tot-betalen proces;
• kennis van de applicaties Oracle eBS;
• basiskennis Excel;
• affiniteit met en kennis van inkoop- en contractadministratie is een pre;
• kennis van e-facturatie is een pre.

Wat bieden wij?

Afwisseling, werk waarmee je jezelf en de gemeente verder kunt ontwikkelen, een projectteam met leuke en hardwerkende collega’s en een fijne werkplek in ons bijzondere Stadhuis. Wij vinden het belangrijk dat onze medewerkers kunnen groeien en ondersteunen jou daarom graag bij je professionele en persoonlijke ontwikkeling. 

Ook kun je rekenen op: 

• een salaris van minimaal € 3.167,- en maximaal €4.537,- bruto per maand (schaal 9) op basis van een volledige (36-urige) werkweek; 
• een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar met de intentie deze om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd. Heb je bij de gemeente Den Haag een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd of heb je recht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd in verband met de ketenbepaling, dan behoud je je arbeidsrecht; 
• een 32 tot 36-urige werkweek, mogelijkheid tot werken met compensatie uren; 
• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden; 
• de mogelijkheid om deels thuis te werken en de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past;
• locatie: werken op het Spui, midden in de binnenstad en op loopafstand van Station Den Haag Centraal. Af en toe ben je aanwezig op de locatie Leyweg; 
• een uitgebreid arbeidsvoorwaardenpakket met opname in het ABP-pensioenfonds, een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering en een individueel Keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% bovenop je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof of salaris.
• opname in het ABP-pensioenfonds met een gunstige pensioenregeling waarbij wij 70% van je pensioen betalen en een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering;  
• een thuiswerkvergoeding van €3,- netto per dag voor elke dag die je thuis werkt; 
• de mogelijkheid om deel te nemen aan verschillende activiteiten/teams zoals voetbal, hockey, hardlopen, wandelen, tennissen, darts en bridge; 
• deelname aan verschillende medewerkersnetwerken zoals JongDenHaag, een netwerk voor jonge en zich jong voelende medewerkers die de organisatie, stad en elkaar beter willen leren kennen. Iedere maand zijn er verschillende activiteiten; 
• veel aandacht voor cultuur, wat begint bij het stadhuis waar in het centrale deel culturele, educatieve, maatschappelijke, commerciële en sportieve evenementen en tentoonstellingen plaatsvinden; 
• 187,2 uur regulier verlof bij een volledig dienstverband van 36 uur; 
• diverse andere vormen van verlof zoals compensatieverlof, ouderschapsverlof en zorgverlof;
• en nog veel meer. Bekijk onze overige arbeidsvoorwaarden.

Wie zijn wij?

Je wordt onderdeel van de afdeling Transactieverwerking binnen de Dienst Bedrijfsvoering. Bij de Dienst Bedrijfsvoering maken we het werk van de gemeente mogelijk. Van schone en veilige werkplekken, een solide ICT-infrastructuur, één financiële administratie, communicatie in de stad tot en met beleid voor maatschappelijk verantwoord inkopen en modern werkgeverschap. Wij regelen het, zodat de bijna 10.000 ambtenaren hun werk voor de inwoners van Den Haag goed kunnen doen. De komende jaren bouwen we stap voor stap samen verder aan de Dienst Bedrijfsvoering. Het is onze ambitie om er een dienst van te maken, die zich snel kan aanpassen aan nieuwe werkelijkheden en moderne dienstverlening biedt. Daarbij is volop ruimte om met elkaar te werken aan nieuwe, slimme oplossingen, innovatie en persoonlijke ontwikkeling. 

Meer weten

Voor meer informatie over deze functie of de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Nanda van Rooijen Koolma, bereikbaar op telefoonnummer 06-22765189. Mailen kan ook: nanda.vanrooijen-koolma@denhaag.nl.

Extra informatie

·        Het opvragen van referenties en een assessment kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure.

·        Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure.

Competenties

Bijlagen