Adviseren? Check! Netwerk opbouwen? Zeker! Managementteam ondersteunen? Absoluut! Snel schakelen tussen verschillende dossiers is dagelijkse kost. Als secretaris bij de Financiële administratie zit jij op de eerste rij. Wil je een mooie, coördinerende rol in het hart van de financiële administratie? Breng jij energie en zoek je van nature verbinding en samenwerking? Dan is ons team op zoek naar jou!  

Wat ga je doen?

Als secretaris werk je nauw samen met de afdelingsmanager en de verschillende MT leden van de Financiële Administratie (FA). Opdrachten komen dan ook vanuit verschillende kanten bij je terecht. Het is aan jou om verbinding te organiseren, overzicht te behouden en in overleg de prioritering en voortgang te bewaken. Je geeft het MT gevraagd en ongevraagd advies en je neemt deel aan het inhoudelijk deel van het MT. 

Je bent vaardig in het verzamelen en analyseren van informatie over procesbeschrijvingen. Je maakt planningen en houdt deze bij, je coördineert het uitzetten van acties en bewaakt de opvolging. Je checkt of kwaliteitstoetsen zijn gedaan. Wanneer zaken anders lopen dan verwacht, dan anticipeer je hier makkelijk op. Het ene moment ben je faciliterend en het andere moment adviserend. In deze functie is het belangrijk dat je schakelt op een integere en betrouwbare wijze. Je hebt een vlotte pen en ervaring met het opstellen van adviezen, maar je stelt bijvoorbeeld ook een afdelingscommunicatieplan op. Je houdt daarbij rekening met de stakeholders. Wat hebben zij nodig en welke communicatiekanalen zijn geschikt? Je beheert de communicatiekanalen en sharepointpagina’s van de FA en je bent daarin zeer nauwkeurig.  

Je bent zowel de regisseur als de helpende hand voor de managementteams van de Financiële Administratie (FA) en Transactieverwerking (TV). Je vervult een regisserende rol in het controlleroverleg, de ontwikkelagenda en heidagen. Je bewaakt afspraken en termijnen, signaleert vertragingen en draagt oplossingen aan. En natuurlijk zorg je ervoor dat betrokkenen op de hoogte zijn van belangrijke ontwikkelingen en dat ze hierover tijdig advies krijgen. Je bent een echte aanjager. Jouw resultaatgerichtheid zorgt ervoor dat zaken niet blijven hangen. De helpende hand ben je onder andere door het meeschrijven van de stukken voor de verschillende overleggremia. 

Vind jij het leuk om overzicht te hebben op alle veranderingen, wil jij weten wie waarmee bezig is en een eerste stap te zetten in het invullen van de gaten rondom het beleid? Dan is dit de uitdagende functie die je zoekt!  

Wat vragen wij?

Je hebt minimaal hbo werk- en denkniveau en daarmee een prima mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid. Je bent een kei in het opstellen van procesbeschrijvingen, werkinstructies en pragmatische adviezen. Het is mooi als je kennis van of ervaring met financieel/administratieve processen en AO/IC meeneemt of je bent in ieder geval in staat je dit snel eigen te maken. 

Je kunt goed plannen en organiseren, neemt graag initiatief in het aandragen van oplossingen en beschikt over professionele integriteit. Ook beschik je over een relevant netwerk of bent in staat dit snel op te bouwen. Je realiseert je dat de lat altijd hoog ligt. Door jouw alertheid en organisatorisch vermogen heb jij je zaakjes altijd goed voor elkaar.  

Je bent een teamplayer die het fijn vindt om gestructureerd te werken en je haalt hier ook je voldoening uit. Je bent gericht op verbinding en samenwerking vanuit het principe dat het geheel meer is dan de som der delen. Je hebt er geen moeite mee om mensen aan te spreken op het nakomen van afspraken. 

Wat bieden wij?

Een enerverende functie waarin je de ruimte voor eigen initiatieven en de mogelijkheid hebt om mede invulling te geven aan beleidsstukken en kaders voor de FA. Je komt in een team met fijne collega’s waar een beroep wordt gedaan op je flexibiliteit en pro-activiteit. Alles in een prettige werksfeer en een open cultuur. Jouw werkomgeving is uitstekend te bereiken met het OV en het strand is altijd vlakbij, maar we geven je ook de mogelijkheid om thuis te werken. Ook is er alle ruimte om te leren en je kennis en initiatieven te ontwikkelen. Neem jij de basiskennis, ideeën en enthousiasme mee, dan leren wij jou alles om deze functie eigen te maken. 

En natuurlijk kun je rekenen op: 

• een salaris van minimaal € 3.396, - en maximaal € 5.009, - per maand (schaal 10) op basis van een volledige (36-urige) werkweek; 
• een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden, eventueel met een proeftijd. Daarna is er een mogelijkheid tot verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Heb je bij de gemeente Den Haag een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd of heb je recht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd in verband met de ketenbepaling, dan behoud je je arbeidsrecht; 
• een 36-urige werkweek, met ruimte om compensatieverlof op te bouwen;  
• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden; 
• een uitgebreid arbeidsvoorwaardenpakket met opname in het ABP-pensioenfonds, een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering en een individueel Keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% bovenop je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof en salaris;
• en nog veel meer. Bekijk onze overige arbeidsvoorwaarden. 

Wie zijn wij?

De Financiële Administratie is verantwoordelijk voor de betrouwbaarheid van de financiële vastlegging binnen de gemeente Den Haag. De Financiële Administratie bestaat uit twee afdelingen, namelijk Transactieverwerking (debiteuren, crediteuren, betalen) en Administratie (grootboek, projecten, support). 

De Financiële Administratie voert een actuele, kwalitatief goede en betrouwbare en rechtmatige administratie. Op basis van de informatie uit de financiële administratie kunnen de diensten en de andere partners binnen en buiten de financiële keten hun rol optimaal uitvoeren. Voor medewerkers binnen de Financiële Administratie is de afdeling een inspirerende en innovatieve werkomgeving. 

De afdeling Financiële Administratie kent naast het team Projectadministratie, drie domeinteams: Team Sociaal, Team Fysiek en Team Bestuur Dienstverlening en Ondersteuning en Team Support.  

We streven naar eenduidigheid en eenvoud van de financiële systemen en procedures binnen de gemeente Den Haag. De afdeling financiële administratie kijkt naar welke stappen er gemaakt kunnen worden op het gebied van uniformering, digitalisering en automatisering. Hierbij wordt de kwaliteit van de informatie steeds belangrijker. 

Recente ontwikkelingen  

De gemeente Den Haag is met ingang van 1 januari 2021, in plaats van met 14 verschillende dienstadministraties, gaan werken met één gemeente brede financiële administratie. Daarnaast is eind 2022 begin 2023 een programmaplan voor de doorontwikkeling van de financiële administratie gemaakt. Een belangrijke vervolgstap is de verdere uniformering van de werkprocessen en het anticiperen op nieuwe technologieën, zoals geautomatiseerde workflows en gerobotiseerde data-invoer. Nieuwe technologie maakt het ook mogelijk om meer in te gaan zetten op kwaliteitsbewaking. Die ambitie combineren we met de wens om de informatievoorziening, van de hele gemeente en aan andere overheden, te verbeteren. Een ontwikkeling waar we de komende jaren voor uittrekken en waar we als financiële keten gezamenlijk aan werken. De uitdaging is om samen met de afdeling hiermee aan de slag te gaan. Niet alleen vanuit de ‘harde’ kant, maar juist ook de ‘zachte’ kant, ofwel het meenemen van de medewerkers van de administratie bij deze ontwikkelingen.  

De afdeling maakt onderdeel uit van de Dienst Bedrijfsvoering. Bij de Dienst Bedrijfsvoering maken we het werk van de gemeente mogelijk. Van schone en veilige werkplekken, een solide ICT-infrastructuur, één financiële administratie, communicatie in de stad tot en met beleid voor maatschappelijk verantwoord inkopen en modern werkgeverschap. Wij regelen het, zodat de bijna 10.000 ambtenaren hun werk voor de inwoners van Den Haag goed kunnen doen.

De komende jaren bouwen we stap voor stap samen verder aan de Dienst Bedrijfsvoering. Het is onze ambitie om er een dienst van te maken, die zich snel kan aanpassen aan nieuwe werkelijkheden en moderne dienstverlening biedt. Daarbij is volop ruimte om met elkaar te werken aan nieuwe, slimme oplossingen, innovatie en persoonlijke ontwikkeling.

Meer weten

Voor meer informatie over deze functie en de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Magdaleen de Schepper, manager Financiële Administratie, op telefoonnummer (06) 5000 3146. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. 

Extra informatie

• Het opvragen van referenties kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure. 
•  Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure. 
• Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure. 

Competenties

Bijlagen