Wat ga je doen?

Als managementassistent van het secretariaat van de GR GGD en Veilig Thuis Haaglanden ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan secretariële en administratieve taken. Je werkt voor het bestuur van de gemeenschappelijke regeling GGD en Veilig Thuis Haaglanden (GR). Je werkt in een klein team met de GR-secretaris en de GR-controller en hebt regelmatig contact met collega's bij GGD Haaglanden, Veilig Thuis Haaglanden en de gemeente Den Haag. De gemeente Den Haag is jouw werkbasis. 

Taken en verantwoordelijkheden:

• ondersteuning bieden aan het algemeen en dagelijks bestuur bij hun werkzaamheden;
• plannen van bestuurlijke vergaderingen en deze voorbereiden, inclusief het verzorgen van uitnodigingen, het reserveren van ruimten/faciliteiten en het verzamelen en verspreiden van relevante stukken;
• verzorgen van de administratieve afhandeling van documenten en het maken van notulen bij vergaderingen;
• archivering van vergaderstukken en het afhandelen van inkomende en uitgaande (papieren en digitale) stukken en post;
• het up-to-date houden van vergaderstukken op de website;
• attenderen van de secretaris op bijzondere spoedeisende zaken en het bewaken van de doorlooptijden en aanlevertermijnen;
• initiëren van procesverbeteringen en het meedenken over hoe processen nog efficiënter kunnen worden ingericht.

Wat vragen wij?

Wij zoeken een zelfstandige en klantgerichte collega die beschikt over minimaal 3 jaar werkervaring in een soortgelijke functie en uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden heeft. Als notulist ben je in staat om snel en accuraat te noteren tijdens vergaderingen.

Daarnaast ben je proactief en integer en kun je goed omgaan met vertrouwelijke informatie. Door jouw goede organisatievermogen weet je hoofd- en bijzaken te onderscheiden en werk je altijd nauwkeurig. Daarnaast heb je een grondige gebruikerskennis van diverse Microsoft-applicaties, zoals Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint. Als je ook nog ervaring hebt met iBabs, dan is dat zeker een pre!

Competenties:

Flexibiliteit, zelfstandigheid, klantgerichtheid, plannen en organiseren, samenwerken, schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid

Wat bieden wij?

Een afwisselende baan in een professioneel en hardwerkend team. Je gaat werken op de locatie Westeinde. Je krijgt volop ruimte voor eigen initiatieven. Alles in een prettige werksfeer en een open cultuur. Verder kun je rekenen op:

• een salaris van minimaal €2.255,- en maximaal €3.301,- per maand (schaal 7) op basis van een volledige (36-urige) werkweek. 
• een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden met de mogelijkheid tot verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd; 
• minimaal een 14-urige werkweek en maximaal een 22-urige werkweek met de ruimte om compensatieverlof op te bouwen;  
• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden; 
• een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof of salaris; 
• de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past; 
• opname in het ABP-pensioenfonds met een gunstige pensioenregeling waarbij wij 70% van je pensioen betalen en een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering;  
• werken op het Spui, midden in de binnenstad en op loopafstand van Station Den Haag Centraal; 
• veel aandacht voor cultuur, wat begint bij het stadhuis waar in het centrale deel culturele, educatieve, maatschappelijke, commerciële en sportieve evenementen en tentoonstellingen plaatsvinden; 
• 187,2 uur regulier verlof bij een volledig dienstverband van 36 uur; 
• diverse andere vormen van verlof zoals compensatieverlof, ouderschapsverlof en zorgverlof. 
• en nog veel meer. Bekijk onze overige arbeidsvoorwaarden. 

Wie zijn wij?

Je komt in dienst bij de dienst OCW van de gemeente Den Haag. Vanuit daar werk je samen met de secretaris en controller voor het GR-bestuur van de 9 Haaglanden gemeenten. De GR bestaat uit de negen Haaglandengemeenten: Delft, Den Haag, Leidschendam-Voorburg, Midden-Delfland, Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk, Wassenaar, Westland en Zoetermeer. Van deze gemeenten vormen de wethouders Zorg het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Het dagelijks bestuur bestaat uit de wethouders van de gemeente Pijnacker-Nootdorp, Delft en Den Haag.

Meer weten

Voor meer informatie over deze functie of de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Iris du Pon via

telefoonnummer 06 50138014, of met Mark Waterman via telefoonnummer 0652098527.

Extra informatie

• Het opvragen van referenties kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure;
• Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure;
• Een sollicitatiegesprek via Teams behoort tot de mogelijkheden.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Competenties

Bijlagen