Denk jij altijd een stap vooruit? En ben jij benieuwd hoe het werkt binnen een grote Gemeente? Vind jij het leuk om met een team van betrokken collega’s het administratieve hart te vormen van een grote beleidsafdeling en de managers daarvan te ondersteunen? En herken jij jezelf in de woorden: betrokken, verantwoordelijk, klantgericht, flexibel en efficiënt? Wie weet ben jij degene die we nodig hebben!

Wat ga je doen?

Werken bij de beleidsafdeling Stad en Bestuur van de dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn (OCW) betekent met circa 250 collega’s werken aan vraagstukken die ertoe doen op de thema’s onderwijs, jeugd, sport, cultuur, welzijn en zorg. Onze ambitie is steeds dezelfde: om het leven van mensen in Den Haag beter te maken. In de vorm van goede zorg, gelijke kansen voor iedereen, voorkomen en bestrijden van huiselijk geweld, welbevinden, gezond leven en plezierig wonen, werken en recreëren. De beleidsafdeling Stad en Bestuur kent vier vakdomeinen en een flexdomein.

Samen met vier collega’s van het secretariaat zorg je dat zes domeinmanagers, het team opgavemanagers en de medewerkers van Stad en Bestuur de ondersteuning krijgen die nodig is. Samen vorm je als team het kloppend secretariële hart van de afdeling.

Jij stroomlijnt de agenda’s van de domeinmanagers, beoordeelt en prioriteert de afspraakverzoeken, en plant ze in. Je werkt met ze op en denkt die stap vooruit. Je regelt en organiseert overleggen, bila’s, selectiegesprekken, online of op locatie, een borrel of lunch, inclusief het reserveren van overlegruimtes én het aanmaken van de digitale links. Ook verwerk je de in- en uitgaande mail, post en telefoon. Je handelt binnen het team de werkvoorraad efficiënt af, houdt overzicht en denkt proactief met jouw managers mee.

Je verzorgt verder de administratieve en secretariële ondersteuning van Stad en Bestuur.

Dat doe je door bijvoorbeeld tijdens vergaderingen te notuleren, het inplannen van de personeelsgesprekken (gesprekcyclus), het verwerken van ziek- en betermeldingen en het maken van inkooporders. Bij de introductie van nieuwe medewerkers zorg je voor de faciliteiten zoals de afspraak voor het maken van een toegangspas, de autorisatie op het netwerk, en het regelen van een welkomsbloemetje.

Wat vragen wij?

Je bent een samenwerker en een verbinder, je communiceert prettig en efficiënt met zowel de collega's binnen de dienst als met het management. Hierin ben jij je bewust van ambtelijke, politieke en bestuurlijke verhoudingen. Je gaat integer om met personele en bestuurlijk gevoelige onderwerpen.

Je bent organisatorisch sterk, kunt snel schakelen tussen onderwerpen, en ziet wat voorrang heeft. Je blijft kalm in een dynamische omgeving. Natuurlijk heb je ervaring met complex agendabeheer. Je bent proactief en staat stevig in je schoenen. Ook beschik je over:

• een afgerond mbo (niveau 4) diploma in een secretariële richting;
• minimaal drie jaar werkervaring in een soortgelijke functie;
• ruime ervaring met Microsoft office en digitaal werken (bijvoorbeeld Sharepoint).

Competenties

Drukbestendigheid, klantgerichtheid, assertiviteit, initiatief, plannen en organiseren, resultaatgerichtheid, samenwerken, zelfstandigheid.

Wat bieden wij?

Een veelzijdige functie waarin je een belangrijke rol speelt in “de dienst draaiende houden” en waarbij je zeker ruimte krijgt voor eigen initiatief. Je gaat werken in een enthousiast, betrokken team. Je kunt daarnaast rekenen op:

• Een salaris van minimaal €2255,- en maximaal €3301,- bruto per maand (salarisschaal 7) op basis van een volledige (36-urige) werkweek;
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden met eventueel een proeftijd. Bij goed functioneren is er mogelijkheid tot verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
• Minimaal een 32-urige werkweek en maximaal een 36-urige werkweek, met ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden; 
• een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% bovenop je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof, salaris of lidmaatschap van de sportschool in het stadhuis; 
• de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past; 
• opname in het ABP-pensioenfonds met een gunstige pensioenregeling waarbij wij 70% van je pensioen betalen en een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering;  
• deelname aan verschillende medewerkersnetwerken zoals JongDenHaag, een netwerk voor jonge en zich jong voelende medewerkers die de organisatie, stad en elkaar beter willen leren kennen. Iedere maand zijn er verschillende activiteiten; 
• veel aandacht voor cultuur, wat begint bij het stadhuis waar in het centrale deel culturele, educatieve, maatschappelijke, commerciële en sportieve evenementen en tentoonstellingen plaatsvinden; 
• 187,2 uur regulier verlof bij een volledig dienstverband van 36 uur; 
• diverse andere vormen van verlof zoals compensatieverlof, ouderschapsverlof en zorgverlof;
• en nog veel meer. Bekijk onze overige arbeidsvoorwaarden. 

Wie zijn wij?

Het secretariaat van Stad en Bestuur bestaat uit vijf personen, die gezamenlijk de zes domeinmanagers en het team opgavemanagers ondersteunen. Je vervangt elkaar in geval van ziekte en verlof. We werken met plezier en intensief samen in een hecht team.

Meer weten

Voor meer informatie over de functie en de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Yvonne Kleihorst, MT-secretaris, op telefoon 06-50009483.

Extra informatie

• Het opvragen van referenties kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure;
• Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure;
• Een sollicitatiegesprek via Teams behoort tot de mogelijkheden.  

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Competenties

Bijlagen