Wat ga je doen?

De dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn (OCW) wil een bijdrage leveren aan een gezonde, aantrekkelijke en verbonden stad Den Haag. Waar iedereen in de stad meetelt en inwoners trots zijn op hun woonplaats.

Als managementassistent ondersteun je twee directieleden en ben je het eerste aanspreekpunt. Daarbij zorg je er voor dat de agenda kloppend blijft en dat begint met het beoordelen en prioriteren van de vele verzoeken die binnen komen. Je zorgt ervoor dat de directeur alle benodigde informatie heeft en dat de juiste mensen aan tafel zitten. Je behandelt en verwerkt in- en uitgaande mail zoveel mogelijk zelfstandig en overlegt veel met de betrokken directeur en naaste collega’s. Hoewel je een faciliterende instelling hebt, ben je in staat de verwachtingen te managen en indien nodig bij te stellen. 

Wat vragen wij?

Je bent een organisatorisch sterke managementassistent, die het gewend is om op hoog niveau te communiceren, snel kan schakelen en de “teamspirit” hoog in het vaandel heeft staan. Je bewaart de kalmte in de hectiek van de dag en je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie. Je hebt gevoel voor politieke en bestuurlijke verhoudingen. En je staat er open voor om elke dag weer nieuwe ervaringen op te doen. Vanzelfsprekend heb je ervaring met complex agendabeheer. Ook beschik je over:

• een afgerond mbo (niveau 4) diploma in een secretariële richting;
• minimaal drie jaar werkervaring in een soortgelijke functie;
• ruime ervaring met Microsoft office en digitaal werken (Sharepoint);
• gezien de aard van de werkzaamheden en aanwezigheid van de Directeuren op kantoor, geven wij de voorkeur aan maximaal 1 dag thuiswerken, uiteraard in overleg met collega’s.

Competenties

Drukbestendigheid, klantgerichtheid, assertiviteit, initiatief, plannen en organiseren, resultaatgerichtheid, samenwerken, zelfstandigheid.

Wat bieden wij?

Een veelzijdige functie waarin je een belangrijke rol speelt in “de dienst draaiende houden” en inhoudelijk de ruimte krijgt om mee te denken. Je gaat werken in een enthousiast, loyaal en hardwerkend team. Verder kun je rekenen op:

• een salaris van minimaal €2.255,- en maximaal €3.301,- per maand (schaal 7) op basis van een volledige (36-urige) werkweek. 
• een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden met de mogelijkheid tot verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd; 
• een 36-urige werkweek met de ruimte om compensatieverlof op te bouwen;  
• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden; 
• een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof of salaris; 
• de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past; 
• opname in het ABP-pensioenfonds met een gunstige pensioenregeling waarbij wij 70% van je pensioen betalen en een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering;  
• werken op het Spui, midden in de binnenstad en op loopafstand van Station Den Haag Centraal; 
• veel aandacht voor cultuur, wat begint bij het stadhuis waar in het centrale deel culturele, educatieve, maatschappelijke, commerciële en sportieve evenementen en tentoonstellingen plaatsvinden; 
• 187,2 uur regulier verlof bij een volledig dienstverband van 36 uur; 
• diverse andere vormen van verlof zoals compensatieverlof, ouderschapsverlof en zorgverlof. 
• en nog veel meer. Bekijk onze overige arbeidsvoorwaarden. 

Wie zijn wij?

Het team

Het directiesecretariaat bestaat uit een Office Manager en 3 Management Assistenten, die gezamenlijk de zes directieleden van OCW ondersteunen met agendabeheer, mailverkeer, het (telefonisch) te woord staan van medewerkers en relaties, de ontvangst van gasten en logistieke ondersteuning. We werken met plezier en intensief samen in een hecht team met directieleden, inhoudelijk adviseurs en managementassistentes.

O&K

Ondersteuning & Kwaliteit (O&K) ondersteunt uitvoering en beleid bij het realiseren van een hoge kwaliteit van dienstverlening voor de stad. Daarnaast houdt O&K zich bezig met de ondersteuning van de directie van de dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn (OCW). Deze ondersteuning wordt binnen het cluster Directiebureau vormgegeven door het directiesecretariaat, de medewerkers bestuurlijke stukkenstromen, en de directieadviseurs.

OCW

De dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn (OCW) wil een bijdrage leveren aan een gezonde, aantrekkelijke en verbonden stad Den Haag. Waar iedereen in de stad meetelt en inwoners trots zijn op hun woonplaats. De dienst is veelzijdig en dynamisch, stevig verankerd in alle onderdelen van de Haagse samenleving. OCW is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van beleid en het realiseren van activiteiten op het gebied van onderwijs, sport, cultuur, jeugd, welzijn en gezondheidszorg. De uitvoeringsorganisaties GGD Haaglanden en Veilig Thuis Haaglanden, die werken voor de negen gemeenten in Haaglanden, zijn ook een onderdeel van OCW.

Meer weten

Voor meer informatie over de functie en de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Mark Waterman (06 52 09 85 27) of Sylvia van Houten (06 31 02 00 37).

Extra informatie

• Het opvragen van referenties kan een onderdeel zijn van de procedure;
• Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) maakt deel uit van de procedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Competenties

Bijlagen