Zorgen voor een goed besluitvormingsproces vanaf het moment dat een bestuurlijk stuk wordt aangeleverd tot het moment dat het stuk aan de raad wordt gezonden of anderszins is afgehandeld. Jij gaat een belangrijke rol spelen voor de vergaderingen van het college van burgemeesters en wethouders en schakel tussen college/raad – organisatie/griffie. Jij bent nauwkeurig, procesgericht en staat stevig in je schoenen. Klinkt dit als een uitdaging voor jou? Lees dan snel verder en solliciteer!

Wat ga je doen?

Het college van Den Haag neemt besluiten, in de wekelijkse collegevergaderingen of anderszins. Jij ondersteunt de uitvoerend secretarissen bij de procedurele voorbereiding en afhandeling van deze vergaderingen. Daarvoor stel je onder andere de collegeagenda, de besluitenlijst en voortgangsrapportages op en verzorg je de afhandeling van de bestuurlijke stukken, waaronder de publicatie in het raadsinformatiesysteem (RIS). Je bent verantwoordelijk voor een vlotte doorstroming van bestuurlijke stukken en houdt rekening met de bestuurlijke prioriteiten. Je verstrekt informatie over de procedures en adviseert over de handhaving, invulling en verbetering van de procedures en de kwaliteit van aangeleverde stukken. Je signaleert knelpunten, draagt verbetervoorstellen aan en zorgt voor implementatie hiervan. Dit kan binnen de afdeling zijn maar ook in samenwerking met anderen stakeholders binnen de  organisatie. Je hebt een belangrijke rol in het ontwikkelen, vastleggen en implementeren van werkprocessen en afspraken.

Je bent verantwoordelijk voor het bijhouden van diverse registraties rond raadstukken, zoals raadsadressen, moties, schriftelijke vragen en initiatiefvoorstellen. Daarbij monitor je de afdoeningstermijn. Daarnaast draag je bij aan de voorbereiding van diverse registers van het college. Hiervoor bereid je ook de bestuurlijke besluitvorming voor. Deze registratiesystemen, en het zo efficiënt mogelijk inrichten, beheren en ontsluiten hiervan, is een ontwikkelopgave die we in 2023 vorm gaan geven. Dit geldt ook voor het informatiebeheer rond bestuurlijke stukken en het digitaliseren van de stukkenstroom. De afdeling kent diverse digitale systemen, waaronder IRIS, RIS en iBabs. Dit is nog volop in ontwikkeling. We verwachten dat je hierin een actieve rol op je neemt als voorloper binnen het team. Dit betekent ook het vertalen van werkzaamheden in werkprocessen en afspraken.

Als medewerker bestuurlijke besluitvorming is het bestuurlijke besluitvormingsproces je primaire taak, maar er zijn diverse andere taken die hier mee samen hangen waar voor je inzet kan worden gevraagd. Zoals bijvoorbeeld het ondersteunen van het college tijdens een raadsvergadering over de begroting/programmarekening, het notuleren bij gremia en het deelnemen aan diverse overleggen waarbij BGS vertegenwoordigd wordt. Je werkt nauw samen met je directe collega’s en de uitvoerend secretarissen, verder heb je veel contact met de griffie, de gemeentelijke diensten en de bestuursadviseurs. 

Wat vragen wij?

Jij vindt het leuk om te werken in een bestuurlijke omgeving, met veel dynamiek en je bent in staat om onder hoge druk gestructureerd en nauwkeurig te werken. Je kan goed prioriteren en gezien de dynamische omgeving is een zekere flexibiliteit in werktijden noodzakelijk. Je werkt met gevoelige informatie en gaat hier bewust en zorgvuldig mee om. Je kan daarnaast goed samenwerken en beschikt over goede communicatieve vaardigheden.

Verder vragen wij:

• mbo werk- en denkniveau;
• ervaring met processen en procedures in grotere organisaties en vaardigheid in het overbrengen hiervan;
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
• ervaring met het werken in een politieke omgeving is een pre. 

Wat bieden wij?

• een 36-urige werkweek met een salaris van minimaal €2.865 en maximaal €4.208 per maand (schaal 9) op basis van een volledige (36-urige) werkweek;
• een arbeidsovereenkomst voor de duur van 12 maanden die we daarna bij wederzijdse tevredenheid graag omzetten naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
• ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% bovenop je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof of salaris;
• en nog veel meer. Bekijk onze overige arbeidsvoorwaarden.

Wie zijn wij?

Wij zijn de afdeling Bestuurlijke Organisatie en Besluitvorming. In deze afdeling werken verschillende functies nauw samen om de advisering en ondersteuning van het college, de gemeentesecretaris en het gemeentelijke managementteam (GMT) te verzorgen. Dit is de afdeling waar de coördinatie rond de collegevergaderingen en bestuurlijke besluitvorming wordt verzorgd. De afdeling Bestuurlijke Organisatie en Besluitvorming is onderdeel van de directie Bestuurlijke zaken en de Bestuursdienst (BSD). BSD vervult een concernfunctie en is de spil tussen bestuur en ambtelijke organisatie.

Meer weten

Voor meer informatie over deze functie en/of de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Rosanne Malschaert, via telefoonnummer 06-23884515.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Extra informatie

• Het opvragen van referenties en een assessment kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure.

Competenties

Bijlagen