Voor het bedrijfsonderdeel Stedelijk Beheer zoeken we versterking voor de ondersteuning van het hoofd en andere leden van het managementteam. Bij Stedelijk Beheer werken de medewerkers aan projecten in de openbare ruimte. Denk aan het vervangen van de riolering, kademuren in de stad of de renovatie van een grote verkeerstunnel. Maar ook de openbare verlichting en de Scheveningse haven horen hierbij.  Trekken deze onderwerpen je aan en krijg jij energie van plannen en organiseren? Voer jij het werk al uit voordat de vraag ontstaat en maak je ook nog eens de beste verslagen? Dan is dit voor jou een leuke uitdaging!

Wat ga je doen?

Samen met je collega zijn jullie hét aanspreekpunt voor het hoofd en de andere afdelingshoofden van Stedelijk Beheer. Een belangrijk onderdeel van jouw functie is het beheren van complexe agenda’s. Je plant afspraken en overleggen in, zorgt proactief en op tijd voor de vergaderstukken en houdt zoveel mogelijk rekening met de wensen en mogelijkheden van de managers die je ondersteunt. Met een goede agendaplanning draag jij bij aan een effectieve tijdsbesteding van het management. En daarvoor krijg jij dan weer veel waardering!

Je bent de organisator van en ondersteuner in de voorbereiding op vergaderingen en besprekingen. Jouw taken:

• Je verzamelt onder andere agendapunten en regelt faciliteiten.
• Je ontvangt bezoekers voor de overleggen.
• Tijdens het overleg notuleer je en daarvan maak je een goed leesbaar en kloppend verslag.
• Je houdt tijdens de vergadering de actie- en besluitenlijsten in de gaten. 
• Je zorgt vervolgens voor het opvolgen van actiepunten en uitwisseling en onderlinge afstemming van informatie uit diverse overlegvormen.

Als visitekaartje van Stedelijk Beheer zorg je natuurlijk voor een uitstekende (telefonische) bereikbaarheid. Een ander onderdeel van jouw taak is het afhandelen van diverse administratieve en financiële zaken. Je verzorgt het (interne) informatieverkeer, bent intermediair tussen de leidinggevenden, medewerkers en overige in- en externe relaties. Vanuit jouw brede kennis van de organisatie, beoordeel je wie een vraag of probleem het beste kan afdoen.

Kortom: een heel diverse functie, waarbij je het elke dag weer een feest vindt om de managers en het bedrijfsonderdeel Stedelijk Beheer te ondersteunen en ontzorgen en waarbij je trots bent op jouw werk. 

Wat vragen wij?

Ben jij op zoek naar een baan waar je alles uit kunt halen? Staat werkgeluk bij jou op nummer 1? Dan ben jij precies naar wie we op zoek zijn. Elke dag werk je met een glimlach en ga je met jouw dienstverlenende instelling aan de slag.

De hectiek van de activiteiten van deze functie vraagt om een vriendelijke en tegelijkertijd stevige persoonlijkheid met een groot probleemoplossend vermogen. Je hebt een representatief voorkomen en flexibele instelling. Jij ziet waar het werk ligt en je schakelt snel tussen prioriteiten. Ondertussen weet je verwachtingen te managen.

Omdat je de wekelijkse verslaglegging van het MT-overleg doet, is het belangrijk om een stevige ervaring met notuleren te hebben en daarnaast interesse in de onderwerpen van Stedelijk Beheer. Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal is een must om deze functie goed te kunnen uitvoeren.

Ook neem je mee:

• Mbo+ werk- en denkniveau en aanvullende opleidingen en ervaring op het gebied van administratief-ondersteunende en secretariële taken (zoals notuleren).
• Minimaal drie jaar ervaring in een dergelijke functie.
• Ruime kennis en ervaring met het Microsoft Office-pakket op gebruikersniveau.

Wat bieden wij?

Gemeente Den Haag is een moderne werkgever die er alles aan doet om het zijn mensen naar de zin te maken. Als je lekker in je vel zit werk je prettiger en presteer je beter. Zo simpel is het. Goede arbeidsvoorwaarden dragen daar aan bij. Bovendien is het onze overtuiging dat je mensen die professioneel met hun werk bezig zijn, professioneel moet belonen.

Daarom kun je rekenen op:

• een 30 tot 32-urige werkweek met een salaris van minimaal €2.255,- en maximaal €3.301,- bruto per maand (salarisschaal 7) op basis van een 36-urige werkweek.
• een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden met de mogelijkheid tot verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
• een divers takenpakket met goede ontwikkelingsmogelijkheden;
• 187,2 uur regulier verlof bij een volledig dienstverband van 36 uur;
• diverse andere vormen van verlof zoals compensatieverlof, ouderschapsverlof en zorgverlof.
• opname in het ABP-pensioenfonds met een gunstige pensioenregeling waarbij wij 70% van je pensioen betalen en een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering;
• een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% bovenop je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof of salaris;
• en nog veel meer. Bekijk onze overige arbeidsvoorwaarden.

Wie zijn wij?

De afdeling Advies en Ondersteuning valt onder het bedrijfsonderdeel Stedelijk Beheer van de Dienst Stadsbeheer. Stedelijk Beheer is verantwoordelijk voor het technisch beheer in de stad. Denk aan het duurzaam beheren, onderhouden en vervangen van de riool-, weg- en waterinfrastructuur. Het gaat hierbij om riolering, wegen, bodem, bruggen, tunnels, viaducten, kademuren, vaarwegen, laadinfrastructuur, openbare verlichting, fonteinen en pollers. Daarnaast zorgt Stedelijk Beheer voor het veilig gebruik van de Scheveningse haven, houdt zij toezicht op het nautisch verkeer en verzorgt zij de bediening/bewaking van tunnels en bruggen (op afstand).

Stedelijk Beheer heeft een brede beheerverantwoordelijkheid voor objecten en voorzieningen in de openbare ruimte van Den Haag. Met verstand van zaken, met het oog op de gewenste effecten in de stad, maar vooral ook in goede wisselwerking met collega-bedrijfsonderdelen en met inwoners van de stad werken we samen aan de beleidsdoelstellingen.

Stedelijk Beheer bestaat uit vijf afdelingen:

• Riolering, Wegen en Bodem
• Water, Constructies en Installaties
• Openbare Verlichting en Laadinfra
• Havenbedrijf en Bediencentrale
• Advies en Ondersteuning. 

Meer weten

Voor meer informatie over de functie en de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Eunice Kelly, afdelingshoofd Advies en Ondersteuning, via telefoon (06) 5578 1047 of eunice.kelly@denhaag.nl.

Extra informatie

• Solliciteer nu op jouw nieuwe baan! Als we onze nieuwe collega hebben geworven, sluit de vacature.
• Het opvragen van referenties en een assessment kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure.

Competenties

Bijlagen