Managementassistent Leerling- en Onderwijszaken

Zorg

Ben jij een proactieve managementassistent, die streeft naar een hoge mate van professionaliteit en kwaliteit? Lees dan verder!

Als managementassistent is geen dag hetzelfde in deze veelzijdige functie met een grote mate van zelfstandigheid!

Jij stroomlijnt de agenda’s van de productgroepmanager, hoofden en teammanagers van de afdeling Leerling- en Onderwijszaken. Jij beoordeelt en prioriteert de afspraakverzoeken, en plant ze in. Je regelt en organiseert vergaderingen/ bijeenkomsten, inclusief het reserveren van faciliteiten én zorgt voor verslaglegging.

Verder zorg jij voor een goede (telefonisch, e-mail en post) bereikbaarheid en vangt de eerstelijns telefoon op voor verschillende teams binnen Leerling- en Onderwijszaken. Vragen die jij niet kan beantwoorden zet jij door naar het team met een terugbelnotitie. Jij ondersteunt de teams met verschillende administratieve werkzaamheden. Denk hierbij aan o.a. het verwerken van aanvragen voor de subsidie peuteropvang, het registreren van ziek- en herstelmeldingen, het bestellen van kantoorartikelen en het verzamelen van informatie voor en het versturen van de afdelingsnieuwsbrief.

Omdat jij het kloppend hart van de afdeling bent, zorg jij ook voor een goede onboarding van nieuwe collega’s. Jij vraagt bijvoorbeeld voor nieuwe medewerkers de toegang tot verschillende systemen aan, zorgt dat er een bloemetje klaar staat, stuurt ze een welkom mail en stelt nieuwe medewerker voor aan de afdeling. Collega’s komen regelmatig het secretariaat binnen lopen met de meest uiteenlopende vragen, gelukkig weet jij weet altijd een oplossing uit je hoge hoed te toveren!

Als managementassistent ben je zelfstandig en kun je omgaan met vertrouwelijke informatie en stressvolle situaties. Je blijft kalm in een dynamische omgeving met veel ad hoc vraagstukken waarbij er vaak een beroep op je probleemoplossend en organisatorisch vermogen wordt gedaan.

Collega’s kunnen op je rekenen. Dit zie je terug in flexibiliteit in je werkzaamheden en werktijden. Je pakt taken op en je bent bereikbaar wanneer je nodig bent. Natuurlijk heb je ervaring met complex agendabeheer. Je bent proactief en staat stevig in je schoenen.

Ook beschik je over:

  • een afgerond mbo (niveau 4) diploma in een secretariële richting;
  • minimaal drie jaar werkervaring in een soortgelijke functie;
  • ervaring met diverse Microsoft-applicaties (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Visio. Ervaring met i-Babs is een pre) en digitaal werken (bijvoorbeeld Sharepoint).

Een veelzijdige functie waarin je een belangrijke rol speelt in “de dienst draaiende houden” en waarbij je zeker ruimte krijgt voor eigen initiatief. Je gaat werken in een enthousiast, betrokken team.

Je kunt daarnaast rekenen op:

  • een salaris van minimaal € 2.666,- en maximaal € 3.784,- bruto per maand (salarisschaal 7) op basis van een volledige (36-urige) werkweek;
  • minimaal een 32-urige werkweek en maximaal een 36-urige werkweek, met ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
  • diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
  • een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% bovenop je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof of salaris;
  • de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past;
  • opname in het ABP-pensioenfonds met een gunstige pensioenregeling waarbij wij 70% van je pensioen betalen en een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering;
  • deelname aan verschillende medewerkersnetwerken zoals JongDenHaag, een netwerk voor jonge en zich jong voelende medewerkers die de organisatie, stad en elkaar beter willen leren kennen. Iedere maand zijn er verschillende activiteiten;
  • veel aandacht voor cultuur, wat begint bij het stadhuis waar in het centrale deel culturele, educatieve, maatschappelijke, commerciële en sportieve evenementen en tentoonstellingen plaatsvinden;
  • diverse andere vormen van verlof zoals compensatieverlof, ouderschapsverlof en zorgverlof;
  • en nog veel meer. Bekijk onze overige arbeidsvoorwaarden.

De productgroep Leerling- en Onderwijszaken (L&OZ) is onderdeel van de dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn en bestaat uit ruim 100 medewerkers. Het is een uitvoerende afdeling die werkt aan kansengelijkheid voor kinderen en jongeren van 0 tot 27 jaar. Dit doen we door te bevorderen dat kinderen deelnemen aan kwalitatief goede kinderopvang, voorschoolse educatie en onderwijs. Het MT bestaat: productgroepmanager L&OZ, hoofd Staf, hoofd Onderwijsvoorzieningen, 2 afdelingsmanagers Leerlingzaken en een teammanager Voortijdig Schoolverlaten.

Voor meer informatie over de functie en de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Ilona den Dulk, hoofd Onderwijsvoorzieningen, op telefoonnummer 06-50093466.

De gemeente Den Haag wil een werkgever zijn waar het prettig werken is. Waar het veilig is en waar ruimte is om vrijmoedig te spreken. Waar er ruimte is voor verschillende mensen, meningen en perspectieven. Den Haag, onze mooie stad achter de duinen, heeft medewerkers nodig die zich willen inzetten voor het welzijn en de leefbaarheid van al onze burgers. Wees welkom om te solliciteren als jij je daarvoor wilt inzetten. Zo zijn we Samen Haags.

Vragen? Neem contact op met de recruiter

  • Het opvragen van referenties kan deel uitmaken van de procedure;
  • Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure.

Wij werken zonder tussenkomst of hulp van werving- en selectiebureaus. Indien wij daar toch gebruik van maken, werken wij met vaste leveranciers.

Sollicitatieproces

Solliciteren:Je solliciteert door het invullen van ons online sollicitatieformulier.

Op gesprek:Super, je bent een stapje verder in ons sollicitatieproces. We leren jou graag beter kennen via een gesprek. Daarnaast krijg jij ook ruimte om meer over de gemeente, de functie en het team te weten te komen.

Arbeidsvoorwaarden:Gefeliciteerd! We doen je graag een aanbod met betrekking tot salaris, vakantiedagen en andere voorwaarden.

Aangenomen:Gefeliciteerd! We zijn het beide eens over de arbeidsvoorwaarden. Alleen het contract en de VOG moeten nog worden ondertekent en dan kan je starten bij de Gemeente

Indiensttreding:Op je eerste werkdag krijg je een introductie over de gemeente Den Haag en maak je kennis met je collega’s en werkplek. Hiermee begint je nieuwe baan bij de gemeente Den Haag.