De afdeling Transactieverwerking is een organisatieonderdeel waarin de uitvoering van de processen crediteuren/inkoopadministratie, debiteuren en betalingsverkeer voor de gemeente Den Haag plaatsvindt.

Het team Servicedesk Inkopen & Bestellen valt onder Transactieverwerking en zijn de spin in het web en het eerste aanspreekpunt voor collega’s die iets willen bestellen of inkopen. Door het ondersteunen, adviseren en doorverwijzen van collega’s en het registeren van inkopen draagt het team eraan bij dat de collega’s zo goed mogelijk geholpen worden in het rechtmatig inkopen en borgen zij de kwaliteit van inkoopregistraties. Het doel van dit nieuwe team is dan ook het bieden van professionele inkoopbegeleiding en bijdrage aan een kwalitatief goede inkoop- en contractregistratie en financiële administratie.

Wat ga je doen?

Als adviseur verleen je service door het informeren, doorverwijzen en ondersteunen van collega’s uit de hele gemeente die iets willen inkopen en adviseer je over complexe, inkoop gerelateerde vragen (bijv. over te volgen aanbestedingsprocedures). Je voert (spend)analyses en controles uit en rapporteert over je bevindingen. Omdat je altijd goed doorvraagt en weet wat er speelt binnen de verschillende onderdelen van de gemeente kun je goed adviseren over kansen voor nieuwe contracten, procesverbeteringen en bewaak je samen met het team de kwaliteit van de inkoopregistraties. Naast het signaleren van mogelijke verbeteringen neem je ook initiatief om deze aan te pakken en train je collega’s erin hetzelfde te doen. Als adviseur heb je ook een coördinerende rol binnen de servicedesk om te waarborgen dat alle taken uitgevoerd worden en procesverbeteringen geïmplementeerd worden.

Wat vragen wij?

Je ben sterk in communicatie en hebt van nature goede sociale vaardigheden. Je kijkt vooruit, neemt initiatief en zoekt naar oplossingen. Alleen en samen met je collega's. Ook ben jij nieuwsgierig en omgevingsbewust. Vanuit de behoefte van de klant zie jij waar er kansen liggen en gaat hier actief mee aan de slag. Je kan op een natuurlijke manier schakelen tussen allerlei niveaus binnen de organisatie en presteert ook onder tijdsdruk optimaal. Daarnaast heb je kennis van financiële processen en inkoopprocedures en ervaring met het beheren van een inkoop, contract-of financiële administratie.

Ook neem je mee:

• Minimaal 3 jaar werkervaring op het vakgebied;
• Minimaal hbo werk- en denkniveau;
• Inkoopopleiding/NEVI;
• Ervaring met het Proces Aanvraag tot betalen (purchase to pay) en Oracle EBS (in het bijzonder iProcurement) is een pre;
• Kennis van (raam)contracten, aanbestedingswetgeving;
• Affiniteit met en kennis van de primaire processen van de gemeente​.

Wat bieden wij?

Afwisseling, werk dat er echt toe doet, een team met leuke en hardwerkende collega’s en een fijne werkplek in ons bijzondere Stadhuis. Wij vinden het belangrijk dat onze medewerkers kunnen groeien en ondersteunen jou daarom graag bij je professionele en persoonlijke ontwikkeling.

Ook kun je rekenen op:

• een arbeidsovereenkomst voor één jaar (tenzij je bij al de gemeente Den Haag in vaste dienst bent aangesteld of in verband met de ketenbepaling);
• afhankelijk van je achtergrond en ervaring een salaris tussen € 3.090,- en maximaal €4.671,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek (schaal 10);
• een 32-36-urige werkweek, met ruimte om compensatieverlof op te bouwen (32 uur per week is ook bespreekbaar of 4 x 9 uur);
• de mogelijkheid om (deels) thuis te werken;
• uitstekende opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden.

En je kan rekenen op een uitstekend arbeidsvoorwaardenpakket, zoals:

• opname in het ABP-pensioenfonds;
• een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering;
• betaald ouderschapsverlof;
• een individueel Keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op jouw salaris wat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld: extra verlof, salaris of lidmaatschap van de sportschool gevestigd in het stadhuis.

Meer over onze arbeidsvoorwaarden vind je op www.werkenvoordenhaag.nl/arbeidsvoorwaarden.

Wie zijn wij?

Je wordt onderdeel van de afdeling Transactieverwerking binnen de Dienst Bedrijfsvoering.

Bij de Dienst Bedrijfsvoering maken we het werk van de gemeente mogelijk. Van schone en veilige werkplekken, een solide ICT-infrastructuur, één financiële administratie, communicatie in de stad tot en met beleid voor maatschappelijk verantwoord inkopen en modern werkgeverschap. Wij regelen het, zodat de bijna 10.000 ambtenaren hun werk voor de inwoners van Den Haag goed kunnen doen. 

De komende jaren bouwen we stap voor stap samen verder aan de Dienst Bedrijfsvoering. Het is onze ambitie om er een dienst van te maken, die zich snel kan aanpassen aan nieuwe werkelijkheden en moderne dienstverlening biedt. Daarbij is volop ruimte om met elkaar te werken aan nieuwe, slimme oplossingen, innovatie en persoonlijke ontwikkeling.

Meer weten

Voor meer informatie over deze functie of de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Nanda van Rooijen Koolma, bereikbaar op telefoonnummer 06-22765189. Mailen kan ook: nanda.vanrooijen-koolma@denhaag.nl. 

Extra informatie

• Het opvragen van referenties kan een onderdeel zijn van de procedure.
• Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) maakt bij externe kandidaten deel uit van de procedure.
• Een assessment kan onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure.

Competenties

Bijlagen