Wat ga je doen?

Als coördinator binnen het team Financiële Administratie (FA) Support ben je verantwoordelijk voor de dagdagelijkse werkverdeling van het team maar je maakt ook echt onderdeel uit van het team waardoor je samen met de rest van het team verantwoordelijk bent voor de ondersteuning van de gebruikers in de financiële modules van Oracle. Het team draagt onder meer zorg voor de gebruikersondersteuning, incidentenbeheer, wijzigingenbeheer, documentatie- en autorisatiebeheer en beveiliging. 

Voor jou als coördinator is het werk te verdelen in twee onderdelen. Als coördinator bestaat je takenpakket uit de volgende werkzaamheden:

• Coördineren van de uitvoerende taken van het team Support. Organiseert en zit het werkoverleg voor.
• Deelnemen aan het MT FA namens Support en koppelt terug aan het team.
• Je bent het escalatiepunt voor de medewerkers uit het team als zij ergens tegenaan lopen.
• Je bent verantwoordelijk voor de vakantieplanning, goedkeuren van verlofaanvragen en medewerkers uit het team melden zich bij jou bij ziekte. 
• Begeleiden en bewaken van de voortgang van de doorontwikkeling van het eigen team, zowel inhoudelijk/procesmatig als persoonlijk. 
• Je verzorgt de agenda en de notulen voor het Expertteam Financiële Administratieve Processen.
• Beheren en bijwerken van het accounting manual.

Als onderdeel van het team bestaat je takenpakket daarnaast nog uit het volgende:

• Voor jou ligt de nadruk op de ondersteuning van de modules PSB (begrotingsmodule) en MVA (materiele vaste activa)
• Je pakt zelfstandig (complexe) incidenten op. Je volgt actief de voortgang en afhandeling van dossiers, je houdt de aanvrager op de hoogte en stuurt bij waar nodig. 
• Je ontvangt en toetst binnenkomende mutaties aan administratief technische richtlijnen en regelgeving (o.a. rechtmatigheid/fiscaliteit/BBV).
• Je adviseert over doorontwikkeling van werkprocessen en de inrichting hiervan in Oracle in zowel de procesgroep en gebruikersgroepen van de module Grootboek.
• Samen met collega’s uit de gehele financiële administratie neem je deel aan het Expertteam Financiële Administratieve Processen. Hierin bekijk je welke verdere standaardisatie en optimalisatie van de administratie en de inrichting nodig is. 
• Bij wijzigingen in de modules PSB en MVA ben je verantwoordelijk voor het helder opstellen van de wijziging, je coördineert de testwerkzaamheden, je biedt ondersteuning bij de implementatie en je zorgt voor goede informatie en/of instructies naar de betrokken partijen binnen de organisatie. 
• Bij complexe vraagstukken werk je samen met medewerkers van P&I en het Kenniscentrum.

Verhouding Coördinerende taken/meewerken op support. 1-2 dagen coördineren, 3-4 dagen meewerken. Het team FA Support richt zich daarnaast op ontwikkeling van het eigen team en de werkzaamheden. De onderwerpen zijn vastgesteld en jij zorgt er zowel voor dat de focus bij iedereen op de voortgang blijft bestaan, als het trekken van één van deze onderwerpen. Waarbij je verantwoordelijk bent voor de voortgang en het aanhaken van de juiste personen om een goed resultaat neer te zetten. Je fungeert als sparringpartner voor de collega’s uit het team. 

Wat vragen wij?

• Een proactieve teamspeler die gewend is te werken in een veranderende omgeving,
• Bij voorkeur ervaring met het coördineren van een team,
• Goed in luisteren wat nodig is en dit te vertalen naar oplossingen,
• Hbo werk- en denkniveau,
• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden,
• Ervaring als functioneel beheerder, bij voorkeur in Oracle,
• Ervaring met het schrijven van o.a. procesbeschrijvingen en werkinstructies,
• Kennis van en ervaring met administratieve processen,
• Bij voorkeur ervaring met Topdesk.

Wat bieden wij?

Een verantwoordelijke en veelzijdige functie in een dynamische omgeving met veel ruimte voor professionele en persoonlijke ontwikkeling. Daarnaast kun je rekenen op: 

• Een salaris van maximaal €5.372, - bruto per maand (schaal 11); 
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar met eventueel een proeftijd, die we bij goed functioneren graag omzetten in een vast dienstverband. Heb je bij de gemeente Den Haag een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd of heb je recht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd in verband met de ketenbepaling, dan behoud je je arbeidsrecht; 
• Een 32 tot 36-urige werkweek en de ruimte om compensatieverlof op te bouwen.

Ook kun je rekenen op een uitstekend arbeidsvoorwaardenpakket: 

• Uitstekende opleidings- en ontwikkelmogelijkheden; 
• Opname in het ABP-pensioenfonds; 
• Een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering; 
• Individueel Keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op jouw salaris wat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld: extra verlof, salaris of lidmaatschap van de sportschool gevestigd in het stadhuis. 
• Meer over onze arbeidsvoorwaarden vind je op www.werkenvoordenhaag.nl/arbeidsvoorwaarden.

Wie zijn wij?

De Financiële Administratie is verantwoordelijk voor de betrouwbaarheid van de financiële vastlegging binnen de gemeente Den Haag. We streven naar eenduidigheid en eenvoud van de financiële systemen en procedures binnen de gemeente Den Haag. De afdeling financiële administratie kijkt naar welke stappen er gemaakt kunnen worden op het gebied van uniformering, digitalisering en automatisering. Hierbij wordt de kwaliteit van de informatie steeds belangrijker.

De Financiële Administratie bestaat uit twee afdelingen, namelijk Transactieverwerking (debiteuren, crediteuren, betalen) en Administratie (grootboek, projecten, support). De afdeling Financiële Administratie kent naast het team Projectadministratie, drie domeinteams: Team Sociaal, Team Fysiek en Team Bestuur Dienstverlening en Ondersteuning en Team Support. 

Je wordt onderdeel van de Dienst Bedrijfsvoering. Bij de Dienst Bedrijfsvoering maken we het werk van de gemeente mogelijk. Van schone en veilige werkplekken, een solide ICT-infrastructuur, één financiële administratie, communicatie in de stad tot en met beleid voor maatschappelijk verantwoord inkopen en modern werkgeverschap. Wij regelen het, zodat de bijna 10.000 ambtenaren hun werk voor de inwoners van Den Haag goed kunnen doen. De komende jaren bouwen we stap voor stap samen verder aan de Dienst Bedrijfsvoering. Het is onze ambitie om er een dienst van te maken, die zich snel kan aanpassen aan nieuwe werkelijkheden en moderne dienstverlening biedt. Daarbij is volop ruimte om met elkaar te werken aan nieuwe, slimme oplossingen, innovatie en persoonlijke ontwikkeling.

Meer weten

Voor meer informatie over deze functie en de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Hanneke Mol, op telefoonnummer 06 83525074.

Extra informatie

• Afhankelijk van je opleiding en werkervaring kun je in de aanloopschaal geplaatst worden.
• Het opvragen van referenties kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) maakt bij externe sollicitanten deel uit van de selectieprocedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Competenties

Bijlagen

Tips voor een online sollicitatiegesprek.pdf