Wat ga je doen?

Binnen de portefeuille Projecten realiseren wij, in samenwerking met directbetrokkenen, complexe, hoogwaardige en duurzaam fysiek ruimtelijke projecten. In jouw rol als afdelingssecretaris is je belangrijkste taak het ondersteunen van de manager Gebiedsontwikkeling of manager Beheersing Projecten in een van de gebieden Noord, Zuid, Kust of bij de afdeling Beheersing Projecten. Als afdelingssecretaris ben jij de rechterhand van de manager. Je adviseert op procesmatig vlak met aandacht voor risico-, plannings-, kwaliteits-, financieel- en informatiemanagement en bent verantwoordelijk voor de coördinatie van rapportages en bestuurlijke stukken.

Je pakt de dagelijkse werkzaamheden rondom de sturing op afdelingsniveau m.b.t. diverse projecten en/of producten en processen in het fysiek ruimtelijk domein zelfstandig op en zoekt de samenwerking op daar waar dit nodig is. Je hebt sensitiviteit op de inhoud van de projecten en processen. Je draagt verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van voortgangscontroles en zorgt voor sluitende projectvoortgangsrapportages. Je houdt actielijsten bij en zorgt ervoor dat de acties opvolging krijgen.

Je bent een echt organisatietalent die binnen de projectorganisatie de verbindende, ondersteunende schakel vormt. Je bent aanspreekpunt voor diverse samenwerkingspartners, je fungeert als vraagbaak voor diverse stakeholders en organiseert participatiebijeenkomsten met belanghebbende bewoners of organisaties. Er komen veel en verschillende (bestuurlijke) taken op je af die je zelfstandig oppakt. Te denken valt aan:

• Inhoudelijk en procesmatige advisering van bestuurlijke stukken.
• Uitzetten, opstellen, adviseren en bewaken van termijn gebonden stukken zoals moties, schriftelijke vragen en raadsadressen in je programmaorganisatie.
• Helder hebben in welk overleggremia een bestuurlijk stuk geagendeerd moet worden.
• Je bent op de hoogte van verschillende formats die gebruikt worden voor rapportages en bestuurlijk stukken en je bent in staat om je collega’s hierin te adviseren en een aanzet er voor te maken.
• Je bewaakt kwaliteit en zorgvuldigheid van het doorlopen proces.
• Je hebt overzicht en je bewaakt de voortgang van de bestuurlijke stukken en rapportages in jou gebied en werkt mee aan de verdere professionalisering ervan binnen de portefeuille Projecten.
• Je hebt affiniteit met financiën op project-, afdelings- en/of portefeuille niveau.
• Samen met de andere secretarissen van de portefeuille Projecten streef je uniformiteit na en bent ambassadeur voor optimalisatieprocessen en koploper voor veranderingen in producten en dienstverlening.

Wat vragen wij?

Wij zoeken een enthousiaste collega die op een proactieve en daadkrachtige manier zich weet te bewegen en staande te houden in een politiek-bestuurlijke omgeving.

In onze nieuwe collega zien wij graag terug:

• hbo/wo werk- en denkniveau. Dit blijkt uit een afgeronde opleiding;
• je beschikt over minimaal 3 jaar relevante werkervaring in vergelijkbare functie(s) binnen het ruimtelijk- fysiek domein;
• je bent een echte initiatiefnemer die in staat is om samen met de projectteams complexe projecten binnen het fysiek – ruimtelijke domein tot het gewenste resultaat te brengen binnen de gestelde deadlines;
• met jouw uitstekende schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden ben je in staat om zakelijke en bondige adviezen te schrijven;
• je bent een kei in netwerken, beschikt over het juiste netwerk of bent in staat om deze in korte tijd op te bouwen;
• je bent klantgericht en sterk in samenwerken en krijgt daar ook energie van.

Beschik je daarnaast óók over een sterk analytisch vermogen en ben je in staat om interne en externe complexe vraagstukken te doorgronden en tot oplossingen te komen waarbij je rekening houdt met factoren die meespelen binnen een complexe organisatie? Reageer dan vandaag nog op deze gave functie als afdelingssecretaris!

Wat bieden wij?

Gemeente Den Haag is een moderne werkgever die er alles aan doet om het zijn mensen naar de zin te maken. Als je lekker in je vel zit werk je prettiger en presteer je beter. Zo simpel is het. Goede arbeidsvoorwaarden dragen daaraan bij. Bovendien is het onze overtuiging dat je mensen die professioneel met hun werk bezig zijn, professioneel moet belonen.

In jouw rol als afdelingssecretaris portefeuille Projecten kun je daarnaast ook rekenen op:

• een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden met eventueel een proeftijd, die we daarna (bij goed functioneren) graag omzetten in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Heb je bij de gemeente Den Haag een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd of heb je recht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd in verband met de ketenbepaling, dan behoud je je arbeidsrecht;
• een salaris van minimaal € 3.615,- en maximaal € 5.247,- bruto per maand op basis van een volledige (36-urige) werkweek (schaal 11);
• een 36-urige werkweek, met ruimte om compensatieverlof op te bouwen.

Ook kun je rekenen op een uitgebreid arbeidsvoorwaardenpakket, zoals:

• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• opname in het ABP-pensioenfonds;
• een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering;

Wie zijn wij?

De portefeuille Projecten is een zelfstandige portefeuille binnen de Dienst Stedelijke Ontwikkeling, en is opgericht op 1 februari 2021. De portefeuille bestaat uit 8 afdelingen: Binckhorst, Zuid- West, CID, Noord, Zuid, Kust, Beheersing Projecten en Expertisecentrum Projecten. Er werken ca. 130 medewerkers die samen met directbetrokkenen werken aan integrale, complexe, hoogwaardige en duurzame fysiek ruimtelijke projecten met als doel om van Den Haag een mooie en duurzame stad te maken. Samen werken wij hard aan het realiseren van fysiek ruimtelijke plannen in Den Haag. De portefeuille opereert in een dynamische omgeving met tal van stakeholders en soms uiteenlopende belangen, waar ontwikkelingen elkaar snel opvolgen en de bestuurlijke context een belangrijke rol speelt.

Meer weten

Hebben wij je interesse gewekt? Solliciteer dan op de functie afdelingssecretaris bij portefeuille Projecten Dienst Stedelijke Ontwikkeling, gemeente Den Haag. Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de functie of de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Elmer Koene, hij is te bereiken op: 06 - 50051274

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Extra informatie

• Meer over onze arbeidsvoorwaarden vind je op www.werkenvoordenhaag.nl/arbeidsvoorwaarden.
• Een assessment kan onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure.
• Afhankelijk van je opleiding en werkervaring kun je in de aanloopschaal geplaatst worden.
• Het opvragen van referenties kan een onderdeel zijn van de procedure.
• Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) kan deel uitmaken van de procedure.
• Indien we niet fysiek met sollicitanten in gesprek kunnen i.v.m. de ontwikkelingen rond het Coronavirus, zullen de sollicitatiegesprekken online met de applicatie Microsoft Teams plaatsvinden. Onderaan de pagina is een bijlage toegevoegd met tips voor een online sollicitatiegesprek.

Competenties

Bijlagen

Tips voor een online sollicitatiegesprek.pdf